บทสัมภาษณ์นางไพลิน ด้วงสุวรรณ หัวหน้างาน งานเลขานุการผู้บริหาร ฝ่ายบริหารงานทั่วไป ศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ (ศอ.) สวทช. เมื่อวันที่ 29 มีนาคม พ.ศ. 2565 เพื่อถอดบทเรียนและองค์ความรู้ของพนักงานและพนักงานโครงการ สวทช. ที่จะเกษียณอายุงาน
ตามที่ สวทช. มีนโยบายการบริหารบุคลากร ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีการบริหารจัดการและดูแลอย่างใกล้ชิด ตามแผนการดำเนินงาน KS6-2 (SI3-2) การยกระดับระบบบริหารด้านทรัพยากรบุคคล ซึ่งเป็นการพัฒนากระบวนการดูแลพนักงานและพนักงานโครงการ เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนเกษียณอายุ
ทั้งนี้ ฝ่ายบริการทรัพยากรบุคคล ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี และฝ่ายผลิตสื่อสมัยใหม่
สวทช. ได้คำนึงถึงความสำคัญขององค์ความรู้ และการถ่ายทอดบทเรียนจากองค์ความรู้ของพนักงานและพนักงานโครงการที่จะเกษียณอายุงานของ สวทช. ที่มีความเชี่ยวชาญ ศักยภาพ ความสามารถในการบริหารจัดการ ตลอดจนประสบความสำเร็จในสายงานอาชีพ และถือว่าเป็นส่วนหนึ่งในแผนการดำเนินงาน KS6-2 (SI3-2) โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อถอดบทเรียนและองค์ความรู้ของพนักงานและพนักงานโครงการ ที่จะเกษียณอายุงาน เพื่อนำไปแบ่งปันและเผยแพร่ผ่านช่องทางต่างๆ ให้กับบุคลากรของ สวทช. โดยให้สามารถเข้าถึงองค์ความรู้ในด้านต่างๆ และเพื่อให้เกิดการเรียนรู้จากประสบการณ์ของพนักงานและพนักงานโครงการที่จะเกษียณอายุงาน รวมทั้งสามารถนำมาพัฒนาและต่อยอดการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
สำหรับบทสัมภาษณ์นี้ เป็นการสัมภาษณ์ นางไพลิน ด้วงสุวรรณ หัวหน้างาน งานเลขานุการผู้บริหาร ฝ่ายบริหารงานทั่วไป ศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ (ศอ.) สวทช. เมื่อวันที่ 29 มีนาคม พ.ศ. 2565 เพื่อสัมภาษณ์ประเด็นประสบการณ์การทำงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรและบุคลากร
ข้อมูลเบื้องต้น
- นางไพลิน ด้วงสุวรรณ
- ตำแหน่ง หัวหน้างาน งานเลขานุการผู้บริหาร (ESSE)
ฝ่ายบริหารงานทั่วไป (GMD) ศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ (ศอ.) สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.)
แนะนำตัวเอง
ไม่คิดว่าจะมาถึงวันนี้ แป๊บเดียวทำงานที่ สวทช. มา 23 ปี 4 เดือน 27 วัน ในด้านของหน้าที่ความรับผิดชอบสำหรับตำแหน่งหัวหน้างานเลขานุการผู้บริหาร มีหน้าที่ดูแลผู้บริหารตามภารกิจของหัวหน้างาน ภารกิจหลัก คือ การส่งเสริมให้ผู้บริหารสามารถทำภารกิจต่างๆ ได้อย่างสมบูรณ์แบบ เริ่มตั้งแต่ดูแลเรื่องการนัดหมาย จัดเตรียมและตรวจสอบเอกสารเพื่อเสนอให้ผู้บริหารพิจารณา และการจัดการประชุมในระดับนโยบายของผู้บริหาร
ก่อนที่จะก้าวมาสู่ตำแหน่งหัวหน้างาน เคยผ่านการเป็นลูกน้องมาก่อน ทำให้เข้าใจว่าคนที่เป็นลูกน้องรู้สึกอย่างไร
กับหัวหน้า ดังนั้นเมื่อตนเองก้าวมาเป็นหัวหน้าก็จะนำความรู้สึกของความเป็นลูกน้องมาใส่ในความรู้สึกของตนเอง เพราะฉะนั้น
จึงมีหลักการบริหารงาน คือ การเอาใจเขามาใส่ใจเรา
การเป็นหัวหน้างานเลขานุการ จะต้องมี service mind ต้องชอบงานบริการ และการทำงานจะต้องรอบรู้
กฎ ระเบียบ คำสั่ง และโลจิสติกส์ของงาน ทุกอย่างต้องค่อยๆ สั่งสมประสบการณ์ในการทำงาน
ผู้บริหารแต่ละท่านในแต่ละยุคสมัยมีความแตกต่างกัน ดังนั้น เลขานุการจะต้องรู้วิธีปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน
เพื่อให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานของผู้บริหารแต่ละท่าน ในทีมงานเลขานุการของตนเองนั้นมีความเก่งคนละแบบ
มีจุดด้อยและจุดแข็งแตกต่างกัน ดังนั้น ตนเองในฐานะหัวหน้างานจะต้องรู้และสามารถดึงจุดแข็งของทีมงานแต่ละคนออกมา เพื่อให้ทีมงานแต่ละคนได้ใช้ศักยภาพของตนเองอย่างเต็มที่ ส่งมอบงานที่มีคุณภาพและประสิทธิภาพ และทำงานได้อย่างมีความสุข
คุณสมบัติหรือความสามารถที่คิดว่ามีความสำคัญมากที่สุดของตำแหน่งเลขานุการ
ขอย้อนกลับไปเมื่อครั้งสัมภาษณ์เพื่อพิจารณาคัดเลือกบุคคลเข้ามาทำงานเป็นเลขานุการผู้บริหาร พิจารณาจากหลากหลายส่วนประกอบกัน เช่น บุคลิกภาพดี พูดจาไพเราะ และมีไหวพริบ สิ่งที่สำคัญของเลขานุการ คือ จะต้องสามารถแก้ไขปัญหาและสถานการณ์เฉพาะหน้าได้อย่างรวดเร็ว และจะต้องรักษาความลับเป็นอย่างดี
เทคนิควิธีในการทำงาน โดยเฉพาะการบริหารเวลาเพื่อดูแลงาน ครอบครัว และตนเอง
ถ้าให้แนะนำคนที่จะมาทำงานตำแหน่งเลขานุการ อยากจะแนะนำว่า “หากคุณเดินเข้ามาเป็นเลขานุการแล้ว
คุณจะต้องทำทุกอย่าง และทุ่มเทให้กับมัน” บางคนอาจจะคิดว่างานเลขานุการเป็นเพียงงานบริการหรืองานธรรมดาไม่สำคัญ
แต่อยากจะบอกคนที่ทำงานเลขานุการว่า “หากคุณทำงานได้ดี ก็เปรียบเสมือนว่า คุณคือผู้ช่วยที่ดีของผู้บริหาร”
“เทคนิคของการทำงานเลขานุการ คือ การมีใจรักในงานอย่างมาก”
การจัดสรรเวลาเพื่อดูแลงาน ครอบครัว และตนเอง ค่อนข้างยาก แต่คิดว่าเมื่อทำงานแล้วได้รับเงินเดือน ฉะนั้น ควรให้เวลากับการทำงานมากที่สุดก่อน และการจะทำให้ดีทั้งเรื่องงาน และเรื่องครอบครัว เป็นเรื่องที่ทำได้ค่อนข้างยาก เพราะฉะนั้น
สิ่งสำคัญคือ “ครอบครัวจะต้องเข้าใจ” ส่วนตนเองนั้นคิดว่าสามารถบริหารจัดการเวลาเพื่อดูแลงานและครอบครัวได้ดีในระดับหนึ่งสะท้อนให้เห็นได้จากผลสำเร็จของหัวหน้าครอบครัวที่ประคับประครองกันมาได้ ลูกได้รับการศึกษาที่ดี และมีหน้าที่การงานที่ดี การเป็นผู้หญิงจะต้องทำให้ได้ทุกอย่างทั้งงานนอกบ้านและงานในบ้าน
อุปสรรคและท้าทายสำคัญในการทำงาน และวิธีรับมือหรือจัดการ
ในการทำงานงานเลขานุการผู้บริหาร ผู้ทำงานจะได้รับผลการประเมินประจำปีซึ่งประเมินโดยผู้บริหาร ซึ่งเปรียบเสมือนการสะท้อนและการให้ข้อเสนอแนะในการดำเนินงานจากผู้บริหารถึงผู้ทำงาน ตนเองจะรวบรวมและนำข้อเสนอแนะของผู้บริหารสื่อสารกับทีมงาน เพื่อระดมสมองกันพัฒนาปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดียิ่งขึ้น โดยทีมงานคอยสนับสนุนกันและกัน
แนวทางและวิธีการในการส่งต่อหรือถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์แก่ทีมงาน
ตนเองเข้ามาทำงานที่นี่ มีพี่ติ๊ก หรือ คุณเพียงใจ ต้อยปาน เป็นเพื่อนคู่ใจ และเป็นเหมือนทุกอย่าง เริ่มตั้งแต่พี่ติ๊กชวนมาทำงานที่นี่ และระหว่างทำงานพี่ติ๊กช่วยให้คำแนะนำปรึกษา พี่ติ๊กเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ทำงานได้จนถึงวันเกษียณ
การส่งต่อองค์ความรู้และประสบการณ์ ตลอดจนการปั้นคนนั้น ในทีมงานของตนเองมีสมาชิก 6 คน ในระหว่างที่ทำงานร่วมกัน ตนเองในฐานะหัวหน้างานได้สังเกตทีมงานอย่างต่อเนื่องว่าคนใดที่จะสามารถรับสิ่งที่ต้องการถ่ายทอดได้ ตนเองก็จะถ่ายทอดงาน ความรู้ และประสบการณ์ให้คนเหล่านั้น ตามความสามารถในการรับได้ของแต่ละคน วิธีการถ่ายทอดที่ใช้คือ
การลงมือทำให้เห็น และทำไปด้วยกัน อีกทั้งเปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมได้ฝึกปฏิบัติเพื่อเรียนรู้และสั่งสมความรู้และประสบการณ์
ความประทับใจที่มีต่อ สวทช. และการทำงานใน สวทช.
ประทับใจมาก และต้องขอบคุณพี่ติ๊ก หรือ คุณเพียงใจ ต้อยปาน ที่ชักชวนเข้ามาทำงานที่ สวทช. การทำงานที่ สวทช. จะต้องเรียนรู้เสมอ ยิ่งอยู่ต้องยิ่งรู้ให้มากและลึกซึ้งเกี่ยวกับงานที่รับผิดชอบ โดยเฉพาะตนเองซึ่งอยู่ในตำแหน่งหัวหน้างาน จะต้องแม่นยำให้มาก โดยมีโอกาสได้เข้ารับการฝึกอบรมเพื่อพัฒนาตัวเองอย่างต่อเนื่อง
“ตลอดช่วงเวลาที่ทำงานใน สวทช. ที่นี่คือเหมืองทองคำ หมายความว่า เหมือนเข้ามาในเหมืองแห่งหนึ่ง และได้เจอสิ่งดีๆ มากมาย ทั้งความรู้ เพื่อนร่วมงาน ผู้บริหาร และสวัสดิการ ก็คิดว่าอยากชวนคนที่รู้จักหรือแม้กระทั่งลูกของตนเองเข้ามาทำงานที่ สวทช. ทุกอย่างที่เจอที่ สวทช. คือความประทับใจทั้งหมด”
การเตรียมตัวก่อนเกษียณ และเป้าหมายหลังเกษียณ
เคยคิดไว้ว่าเมื่อเกษียณอายุงานแล้วจะได้มีโอกาสทำในสิ่งที่ตนเองต้องการหลายอย่าง สามีซึ่งเกษียณอายุงานก่อนหน้าบอกว่าจะทำอะไรอีก ทำงานมาตลอดชีวิตแล้ว เกษียณแล้วก็ควรพักผ่อน เที่ยว และใช้ชีวิตอยู่ด้วยกัน ดังนั้นจึงคิดว่า คงไม่ได้ทำอะไร [หัวเราะ] คงพักผ่อน และดูแลครอบครัว [ยิ้ม] และลูกสาวที่กำลังศึกษาระดับมหาวิทยาลัย
