สำหรับหน่วยงานที่มีแผนงานในการจัดทำฐานข้อมูลหรือคลังข้อมูลทรัพยากร สารสนเทศ เพื่อให้ฐานข้อมูลหรือคลังข้อมูล ดังกล่าว สามารถเก็บข้อมูลอธิบายทรัพยากรสารสนเทศ สามารถสืบค้นได้ และรวมถึงมีข้อมูลเพื่อใช้ในการบริหารจัดการได้นั้น การกำหนดเมทาดาทา จึงเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง บทความนี้ขอนำเสนอ แนวทางในการกำหนดหรือออกแบบเมทาดาทาของทรัพยากรสารสนเทศ ดังนี้
- กำหนดกลุ่มทำงานหรือคณะทำงาน ประกอบด้วยผู้ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ผู้ใช้ ผู้สร้างข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ เข้ามาร่วมในการกำหนดมาตรฐานเมทาดาทาที่จะใช้ เพื่อให้สามารถนำไปใช้ได้จริงตามวัตถุประสงค์
- สำรวจข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศ คัดกรอง จัดหมวดหมู่ พิจารณาข้อมูลของทรัพยากรสารสนเทศอย่างถ่องแท้ วิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างสารสนเทศแต่ละประเภท รายการใดที่จำเป็นต้องใส่เพื่ออธิบายสารสนเทศ รายการใดที่ต้องกำหนดเพื่อให้ผู้ใช้เข้าถึง ฯลฯ เพื่อกำหนดเมทาดาทาที่ต้องการใช้งานได้อย่างแท้จริง
- สำรวจ ศึกษา และเปรียบเทียบมาตรฐานที่มีอยู่ในปัจจุบัน รายการที่มีการกำหนดในทุกมาตรฐาน แสดงว่า เป็นรายการที่จำเป็นต้องใช้ แล้วขยายออกไปในส่วนที่ต้องเพิ่มเติม เพื่อตอบโจทย์ในสิ่งที่ต้องการ
- กำหนดมาตรฐาน ซึ่งควรอยู่บนพื้นฐานของบรรณารักษ์วิชาชีพหรือผู้ปฏิบัติงานทั่วไป สารสนเทศที่จัดเก็บ และผู้ใช้ คำนึงถึงการใช้งานง่าย สามารถแลกเปลี่ยนหรือใช้งานข้ามระบบได้ สามารถต่อเติมหรือมีส่วนขยายเพิ่มขึ้นในภายหลัง และตามความต้องการของผู้ใช้ จัดทำเป็นรายการของเมทาดาทา คำอธิบาย วัตถุประสงค์ของการใช้ ประเภทของเมทาดาทา เป็นรายการที่จำเป็นต้องมี หรือมีซ้ำได้ เพื่อจะได้เห็นภาพชัด เป็นคู่มือ ในการใช้อธิบายเมทาดาทาให้มีความเข้าใจตรงกัน
- ทดลองใช้งานจริง ประเมินผล และปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้มั่นใจได้ว่ามาตรฐานนั้นอยู่บนลักษณะงานและเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง และตอบโจทย์ที่ต้องการ
- ทบทวน และปรับปรุงมาตรฐานในระยะเวลาที่เหมาะสม ยังคงสอดคล้องกับการทำงานจริง หรือปรับปรุงมาตรฐานให้สอดคล้องกับเทคโนโลยี
ขอยกตัวอย่าง ของการกำหนดเมทาดาทาของห้องสมุดรัฐสภาอเมริกัน (Library of Congress) ซึ่งได้กำหนดเมทาดาทา โดยให้รายละเอียดของเมทาดาทา แต่ละประเภท ซึ่งประกอบด้วย ความหมาย (Definition) หน้าที่ (Function) ประเภท (Type) การใช้ (Use) และ ระดับ (Level) ของเมทาดาทา การกำหนดด้วยรายละเอียดแบบนี้ ทำให้สามารถใช้เป็นมาตรฐานในการทำงานเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน สามารถใช้แบบแผนนี้ในการเป็นต้นแบบเพื่อกำหนดหรือออกแบบเมทาดาทาได้ สามารถเข้าถึงตัวอย่าง ดังกล่าว ได้ที่ http://www.loc.gov/standards/metadata.html ลองศึกษาวิธีการดูนะคะ
อ้างอิง:
ราช บดินทร์ สุวรรณคัณฑิ. แนวทางการออกแบบโครงสร้างมาตรฐานคำอธิบาย (Metadata) เอกสารจดหมายเหตุในหอจดหมายเหตุดิจิทัลเนคเทค. http://www.slideshare.net/rachabodin/how-to-design-metadata-standard-for-nectec-digital-archive-project
อมร ลักษณ์ ตระการพันธุ์. บรรณานุกรมต้นแบบสำหรับเอกสารโบราณ โครงการ Digitisation Initiative for Traditional Manuscripts of Northern Thailand. http://www.snc.lib.su.ac.th/libmedia/pulinet/document/23-เมทาดาทาต้นแบบ สำหรับเอกสารโบราณ โครงการ Digitisation Initiative for Traditional Manuscripts.pdf
Library of Congress. Core Metadata Elements. http://www.loc.gov/standards/metadata.html– ( 60 Views)
