คำว่า “Collection” เป็นคำที่คุ้นเคยสำหรับบรรณารักษ์ นักเอกสารสนเทศ รวมทั้งผู้ที่ปฏิบัติงานในห้องสมุด ศูนย์สารสนเทศ สถาบันบริการสารสนเทศ ซึ่งหมายถึง ทรัพยากรสารสนเทศ ที่ห้องสมุดจัดหาให้บริการ
ห้องสมุดมักจะมีการแบ่งทรัพยากรสารสนเทศออกเป็นหลายๆ Collection และหลายหมวดหมู่ ไม่ว่าจะมีการแบ่งเป็นกี่ Collection ก็ตาม ห้องสมุดก็ให้บริการทรัพยากรสารสนเทศเหล่านั้น พร้อมๆ กับการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศเข้ามาอย่างต่อเนื่อง
การให้บริการพร้อมๆ กับการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศห้องสมุดอย่างต่อเนื่อง และขาดการประเมินการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศนี่เอง ทำให้เกิดปัญหาการขาดแคลนพื้นที่ในการจัดวางชั้นทรัพยากรสารสนเทศเหล่านี้ วิธีการแก้ปัญหาส่วนหนึ่งที่มักจะทำกันโดยทั่วไป คือ การพิจารณาทรัพยากรสารสนเทศที่ไม่มีการยืม อาจจะกำหนดกี่ปีก็แล้วแต่ห้องสมุด พิจารณาจากปีพิมพ์ของทรัพยากรสารสนเทศ หรือหนังสือที่ out of date หรือล้าสมัย (obsolete) ไปแล้ว (ในกรณีพิจารณาปีพิมพ์ ต้องยกเว้นหนังสือที่เป็นประเภท Classic) พิจารณาจากจำนวนฉบับซ้ำ เป็นต้น ทรัพยากรสารสนเทศที่ถูกถอนออกจากชั้นที่ให้บริการ ก็จะถูกนำมาเก็บไว้ที่ชั้นหนังสือที่เป็นที่เก็บ (Stack)หรือห้องเก็บ หรือบางแห่งต้องหาสถานที่ในการจัดเก็บหนังสือเหล่านั้น และมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นในการจัดหาสถานที่ หรือเช่าสถานที่ ซึ่งที่ผ่านมาเป็นกระบวนการที่ใช้เวลาในการดำเนินงานเป็นอย่างมาก ตั้งแต่การพิจารณาเกณฑ์การคัดเลือกหนังสือออกจากชั้นหนังสือที่ให้บริการทั่วไป กระบวนการถอนหนังสือออกจากชั้น การบันทึกในทะเบียนเพื่อปรับปรุงสถานภาพของหนังสือแต่ละชื่อเรื่อง จนไม่ถูกนับมาเป็นกิจกรรมที่ควรต้องนำมาพิจารณาดำเนินการเท่าใดนัก
ถ้าเติมคำว่า analysis เพิ่มเข้าไปเป็น “Collection analysis” หมายถึง การวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ที่ห้องสมุด ศูนย์สารสนเทศ สถาบันบริการสารสนเทศ ให้บริการผู้ใช้ เป็นส่วนหนึ่งของ Library Collection Management
เหตุผลที่ต้องทำ Collection analysis:
1. หาอายุและเนื้อหาของทรัพยากรสารสนเทศ
2. พิจารณาขอบเขตเนื้อหาของทรัพยากรสารสนเทศ สาขาใดที่เป็นจุดแข็ง จุดอ่อน
3. ชี้ให้เห็นทรัพยากรสารสนเทศในสาขาใดที่ยังมีขาดแคลนและมีซ้ำ
4. ช่วยในการวางแผนการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ
จากเหตุผลของการต้องมีการทำ Collection analysis ดังกล่าวข้างต้น ก็เพื่อวิเคราะห์ความเหมาะสมของทรัพยากรห้องสมุด ในแง่ของความเพียงพอกับความต้องการใช้งาน เพื่อบริหารงบประมาณการจัดหาให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด และเพื่อการปรับปรุง พัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ ให้มีการใช้งานอย่างคุ้มค่า ทั้งหมดนี้เป็นการประเมินทรัพยากรสารสนเทศนั่นเอง– ( 73 Views)
