สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน เตรียมใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แทนการลงลายมือชื่อบนเอกสารกระดาษ พลิกโฉมวงการราชการเข้าสู่ดิจิทัลเต็มตัว ETDA พร้อม ให้คำปรึกษา e-Signature ไม่ต้องเซ็นบนกระดาษ ก็เชื่อถือได้ ด้าน สวทช.รับลูก ตรวจสอบ รับรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

นายประจักษ์ บุญยัง ผู้ว่าการตรวจเงินแผ่นดิน สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) เปิดเผยว่า สตง. มีเป้าหมายในการเพิ่มประสิทธิภาพงานตรวจสอบในทุก ๆ ด้าน โดยเฉพาะการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในการตรวจสอบ และในฐานะหน่วยงานตรวจสอบที่ต้องจัดเก็บเอกสารหลักฐานเป็นจำนวนมาก ซึ่งส่วนใหญ่ยังอยู่ในรูปแบบเอกสาร (Paper) จึงได้จัดทำระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อให้สามารถดำเนินการออกเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับงานตรวจสอบผ่านระบบดิจิทัล ตามมติคณะรัฐมนตรี เมื่อวันที่ 2 เมษายน 2562 ซึ่งนอกจากจะช่วยลดการใช้กระดาษ ในกระบวนการรับ-ส่งเอกสารการตรวจสอบได้อย่างเป็นรูปธรรมแล้ว ยังช่วยให้มีระบบการจัดเก็บเอกสารหลักฐานการตรวจสอบในรูปแบบที่สามารถเชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนกับหน่วยรับตรวจได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

ดร. ณรงค์ ศิริเลิศวรกุล ผู้อำนวยการสำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) เปิดเผยว่า สวทช. ได้เตรียมความพร้อมในการปรับระบบการทำงานเพื่อสนับสนุนการตรวจรับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางระบบต่าง ๆ เช่น ระบบ Opensource ERP ของ สวทช. ที่มีการอนุมัติทุกขั้นตอนแบบ paperless โดยใช้ e-certificate กำกับในการอนุมัติแต่ละขั้นตอน โดยไม่ต้องลงลายมือชื่อในเอกสารกระดาษหรือเอกสาร pdf รวมถึงการทำ e-Tax invoice กับกรมสรรพากร โดยในระยะต่อไปจะเตรียมการปรับเปลี่ยนกระบวนการลงนามสัญญาทั้งหมดให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ต่อไป ซึ่งทาง สวทช. คาดหวังว่าจะเป็นตัวอย่างให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ในการปรับรูปแบบการดำเนินงานให้สามารถรับการตรวจด้วยอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสมบูรณ์ การดำเนินการนี้ถือเป็นมิติใหม่ของการใช้ประโยชน์จากข้อมูลดิจิทัล ข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้จะสามารถนำไปต่อยอดการปรับปรุงงาน สร้างระบบแนะนำให้กับหน่วยรับตรวจอื่น ๆ และลดความผิดพลาดต่าง ๆ ในการตรวจโดยใช้ เอไอในอนาคตได้

ด้าน ดร.ชัยชนะ มิตรพันธ์ ผู้อำนวยการสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDAกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม กล่าวว่า ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 (ฉบับแก้ไขเพิ่มเติม) รองรับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือ Electronic Signature : e-Signatureให้มีผลทางกฎหมาย เช่นเดียวกับการลงลายมือชื่อบนเอกสารกระดาษ โดยสิ่งสำคัญของการ ลงลายมือชื่อ คือ การทำให้เกิดหลักฐานที่สามารถระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อ และสามารถแสดงเจตนาของเจ้าของลายมือชื่อเกี่ยวกับข้อความที่ตนเอง ลงลายมือชื่อได้ ทั้งนี้ บุคคลจะมีวัตถุประสงค์หรือเหตุผลของการลงลายมือชื่อที่แตกต่างกันตามการทำธุรกรรมแต่ละประเภท เช่น การอนุมัติเห็นชอบ หรือยอมรับข้อความ เช่น การลงลายมือชื่อเพื่อยอมรับข้อกำหนดที่ปรากฏในสัญญา , การรับรองหรือยืนยันความถูกต้องของข้อความ เช่น การลงลายมือชื่อเพื่อรับรองว่าข้อความในแบบแสดง รายการภาษีเงินได้เป็นรายการที่ถูกต้องสมบูรณ์และเป็นความจริง , การตอบแจ้งการเข้าถึงหรือการรับข้อความ (acknowledgement) เช่น การลงลายมือชื่อเพื่อตอบแจ้ง การรับเอกสาร และการเป็นพยานให้กับการลงลายมือชื่อหรือการทำธุรกรรมของบุคคลอื่น เช่น การลงลายมือชื่อเพื่อรับรองเอกสารหรือรับรองลายมือชื่อ (notarization)

สำหรับความร่วมมือกันครั้งนี้ ETDA จะเข้าไปศึกษารายละเอียดของกระบวนการตรวจสอบเรื่องของเอกสารทางการเงินของสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน หรือ สตง. ให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยดำเนินการร่วมกับหน่วยรับตรวจ คือ สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ หรือ สวทช. โดยมีแนวทางการปรับปรุงกระบวนการให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์จากรูปแบบเดิม คือการออกเอกสารที่มีการจัดเตรียมผ่านโปรแกรมสำนักงาน และทำการพิมพ์เอกสารออกมาเพื่อลงนามด้วยปากกา โดยได้วางแผนไว้ 2 ช่วง ช่วงแรกที่เป็นแผนระยะสั้น หรือ Quick Win solution นั้น สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินจะเริ่มเปลี่ยนการตรวจจากเดิม เป็นการตรวจบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการตรวจผ่านระบบของหน่วยรับตรวจ และลงนามบนไฟล์เอกสาร PDF ผ่านโปรแกรมจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดย ETDA ให้การสนับสนุนใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate) เพื่อใช้ในการลงลายมือชื่อ ซึ่งจะดำเนินการได้หลังจากเปิดปีใหม่ หรือ มกราคม 2564

“สำหรับ สตง. แม้ไม่ได้เป็นหน่วยงานที่บริการประชาชนโดยตรง แต่เป็นกรณีตัวอย่าง ที่หนึ่งในหน่วยงานตรวจสอบหลักของภาครัฐ เต็มใจจะก้าวออกจากคอมฟอร์ทโซน เพื่อเป็นหน่วยงานนำร่องในการปรับเปลี่ยนกระบวนการให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นสัญลักษณ์และตัวอย่างให้กับหน่วยงานอื่น ๆ ซึ่งหน่วยงานภาครัฐหลายๆ หน่วยก็เริ่ม และพยายามลด ละ เลิกใช้กระดาษ เช่น กระทรวงมหาดไทยมีการยกเลิกใช้สำเนาบัตรประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้านในการไปติดต่อราชการ กรมสรรพากรมีใช้ระบบ e-Tax Invoice ซึ่งช่วยลดต้นทุนในการออกใบกำกับภาษี หรือกระทรวงการอุดมศึกษาวิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรมก็มีการใช้ Digital Transcript เพื่ออำนวยความสะดวกให้นิสิต นักศึกษา” ดร.ชัยชนะ กล่าว

ส่วนแผนระยะยาว หรือ Long term solution นั้น สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน จะจัดเตรียมระบบการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องกับกระบวนการทำงาน ทั้งการสร้างเอกสารในรูปแบบ PDF/A-3 ซึ่งเป็น PDF ที่เพิ่มการเก็บคุณลักษณะต่างๆ ของไฟล์ เช่น ฟอนท์, สี ให้มีความครบถ้วนสมบูรณ์ในตัวเอง และสามารถคงรูปแบบหน้าตาดั้งเดิมของเอกสารไว้ โดยไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลเพิ่มเติม ไม่ว่าจากโปรแกรม หรือระบบปฏิบัติการในการเรียกดูเอกสาร และรองรับการแนบไฟล์เพิ่มเข้ามาใน PDF เพื่อให้สามารถนำไฟล์แนบนั้นไปประมวลผลต่อได้ และปรับรูปแบบให้เป็นอัตโนมัติ เช่น ขั้นตอนการทำงาน (Workflow) เพื่อส่งต่อเอกสารไปยังผู้ลงนามลำดับถัดไป และออกหมายเลขเอกสารแบบอัตโนมัติ โดย ETDA ให้การสนับสนุน วิธีการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการใช้งานระยะยาว (PDF/A-3) รวมไปถึงการออกแบบ XML schema สำหรับเอกสารที่อยู่ในกระบวนการตรวจสอบเอกสารการเงิน และเมื่อมีระบบรองรับแล้ว สตง. และ สวทช. สามารถนำข้อมูลที่อยู่ใน XML File ซึ่งแนบอยู่ใน PDF/A-3 ไปประมวลผลต่อยอด เพื่อการทำงานที่ถูกต้อง แม่นยำ ในเวลาที่ลดลงได้