แนวทางการจัดการคอลเลคชันเอกสารจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุแห่งชาติสหราชอาณาจักร (National Archives of UK) ในสถานการณ์การแพร่ระบาดของ COVID-19

การรักษาความปลอดภัยและมั่นคงของคอลเลคชันจดหมายเหตุ

คำแนะนำเรื่องการรักษาความปลอดภัยและมั่นคงของคอลเลคชันจดหมายเหตุ ได้แก่

1. ควรมีการตรวจสอบ ณ สถานที่ที่ดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอเท่าที่จะทำได้ รวมถึง digital storage หากไม่สามารถโฮสต์จากระยะไกลได้ ทั้งนี้ควรคำนึงถึงแนวทางปฏิบัติของรัฐบาลเกี่ยวกับการเดินทางด้วยการใช้ระบบขนส่งสาธารณะและงานที่จำเป็น
2. สร้างการเชื่อมโยงและการเตรียมการการทำงานกับทีมจัดการสถานที่และ/หรืออุปกรณ์และความมั่นคง รวมถึงผู้ให้บริการไอที ในกรณีที่จำเป็น
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญาณเตือนต่างๆ ทำงาน และ สังเกตและตรวจสอบ (ควัน/ไฟไหม้/ผู้บุกรุก/การรั่วไหล) ด้วยขั้นตอนการตอบสนองที่เหมาะสม รวมถึงดำเนินการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องว่าระบบตรวจจับและสัญญาณเตือนต่างๆ ทำงานอยู่ ยังคงเชื่อมต่อกับหน่วยงานที่ถูกต้อง และกระตุ้นการตอบสนอง เมื่อจำเป็น
4. สังเกตและตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบการจัดการอาคารจากระยะไกล หากเป็นไปได้
5. อัพเดทแผนรับมือเหตุฉุกเฉิน
6. สร้างความตระหนักภายในหน่วยงานแม่เรื่องความเสี่ยงและการบรรเทา
7. ติดต่อกับผู้ให้บริการจัดเก็บข้อมูลซึ่งเป็นบุคคลที่สามและประเมินความเหมาะสมของกระบวนของผู้ให้บริการดังกล่าว รวมถึงการรักษาความมั่นคงและการเตรียมความต่อเนื่องทางธุรกิจ

National Archives ไม่สนับสนุนการเคลื่อนย้ายเอกสารจดหมายเหตุจากสถานที่ที่ใช้ดำเนินการจัดเก็บเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงานที่บ้าน เนื่องจากมีความเสี่ยงมากมายที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายเอกสารไปยังสถานที่ที่ไม่เหมาะสม ความเสี่ยงจากการสูญเสียหรือความเสียหายอันเนื่องมาจากไฟไหม้ น้ำท่วม ศัตรูพืช การจัดการที่ไม่ถูกต้อง การแยกตัวการดำเนินการ และเงื่อนไขสภาพแวดล้อม นอกจากนี้ยังมีผลกระทบต่อความปลอดภัยของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และการเคลื่อนย้ายอาจขัดแย้งกับข้อตกลงการฝาก เงื่อนไขการให้และการประกันเอกสาร

คอลเลคชันดิจิทัล

การตรวจสอบอัตโนมัติเกี่ยวกับความถูกต้องของเอกสารดิจิทัลควรดำเนินการต่อเนื่อง ในวิกฤตนี้นับเป็นโอกาสที่หน่วยงานจะได้พิจารณานโยบายและการปฏิบัติเกี่ยวกับคอลเลคชันดิจิทัล ทั้งในแง่ของการเข้าถึงไฟล์จากระยะไกล การแปลงไฟล์ให้อยู่ในรูปดิจิทัล และ ไฟล์ที่เกิดจากและอยู่ในรูปแบบของดิจิทัลตั้งแต่แรก (born-digital files รวมถึงกระบวนการเกี่ยวกับไฟล์ดิจิทัล (เช่น การขาย สิทธิ์ใช้งาน และการเข้าถึง) อาจต้องการทดสอบด้วยเครื่องมือและวิธีการใหม่ๆ การขยายกิจกรรมโซเชียลมีเดียของหน่วยงานและการเปลี่ยนวิธีที่อธิบายและสำรวจคอลเล็คชันในพื้นที่ออนไลน์ ผ่านช่องทางที่มีอยู่หรือช่องทางใหม่

การลาพักของพนักงาน

หน่วยงานอาจกำลังพิจารณาเรื่องการอนุญาตให้พนักงานลาพักภายใต้การคุ้มครองในช่วงสถานการณ์ของ COVID-19 ทั้งนี้มีปัจจัยที่ควรพิจารณา ได้แก่

1. ข้อกำหนดที่กำลังดำเนินการเพื่อความมั่นคงและการสงวนรักษาของคอลเลคชันในช่วงระยะเวลาลาพัก
2. การให้พนักงานมีส่วนร่วมและสนับสนุนในการเตรียมการชั่วคราวก่อนการลาพัก
3. ความพร้อมอย่างต่อเนื่องของพนักงานเชี่ยวชาญอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง (เช่น นักอนุรักษ์) เพื่อดูแลคอลเลคชันอย่างต่อเนื่อง
4. การรักษาความสามารถของหน่วยงานในการตอบสนองฉุกเฉินและการกู้คืนจากความเสียหาย
5. ขอบเขตที่ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ทางออนไลน์
6. ข้อกำหนดภายในหน่วยงานสำหรับการตอบข้อซักถามภายใต้กฎหมายข้อมูล

นอกจากนี้ยังมีคำแนะนำเรื่องการคำนึงถึงสวัสดิภาพของพนักงานเกี่ยวกับการลาพักและวิธีที่พนักงานสามารถถูกเรียกตัวกลับคืนได้ในกรณีฉุกเฉินที่มีผลกระทบต่อคอลเลคชัน อีกทั้งหน่วยงานควรพิจารณาการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อนำผู้สอบถามไปยังแหล่งข้อมูลออนไลน์และข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันของหอจดหมายเหตุ

Places of deposit หรือ local archive services

Places of deposit หรือ local archive services อาจปิดหรือลดบริการเป็นระยะเวลาหนึ่ง เนื่องจากคำแนะนำด้านสาธารณสุขหรือการตัดสินใจในการจัดการความเสี่ยงของแต่ละหน่วยงาน ทั้งนี้ National Archives ยังคงขอให้ Places of deposit ดูแลเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยและมั่นคงของคอลเลคชั่นในช่วงเวลาปิดทำการ รวมถึงการขอให้ Places of deposit แจ้งให้ทราบถึงแผนการปิดหรือการแก้ไขเพื่อดำเนินงานล่วงหน้าหากเป็นไปได้ ทั้งนี้ยังคงรักษาการติดต่อสื่อสารและการให้คำแนะนำตามปกติแก่หน่วยงานบริการเอกสารจดหมายเหตุ ผ่านอีเมล

การโอนย้ายเอกสารกระดาษ

การโอนย้ายเอกสารกระดาษไปยัง National Archives ถูกระงับจนกว่าจะมีการแจ้งให้ทราบ โดย Transferring body ไม่ถูกคาดหวังให้ส่ง deposit ไปยังหอจดหมายเหตุจนกว่าสถานการณ์นี้จะเปลี่ยนไป และ Places of deposit ก็ไม่ถูกคาดหวังว่าจะต้องยอมรับ

การส่งคืนเอกสารราชการชั่วคราว

การเข้าถึงสามารถดำเนินการได้สำหรับการร้องขอฉุกเฉินถ้าหากปลอดภัยที่จะดำเนินการ หาก Places of deposit ประสบปัญหากับคำร้องการส่งคืนเอกสารราชการ เรื่องนี้ควรถูกนำเสนอเพื่อการดูแลของ National Archives และการค้นหาวิธีแก้ปัญหา

การยืมเอกสารราชการ

Places of deposit ที่มีเอกสารอยู่ระหว่างการยืมกับสถาบันอื่นเพื่อวัตถุประสงค์ เช่น การจัดแสดงนิทรรศการ หรือการสนับสนุนการสอบถามข้อมูลทางกฎหมาย ควรรักษาการติดต่อกับสถาบันที่ยืมเอกสาร ผู้ให้ยืมเอกสารควรขอคำรับรองเกี่ยวกับมาตรการความปลอดภัยและสภาพแวดล้อม และขอข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินการใดๆ ทั้งนี้ในกรณีที่เอกสารถูกยืมไปเพื่อการจัดแสดงนิทรรศการ เอกสารดังกล่าวควรถูกยกเลิกการติดตั้งจัดแสดงและเก็บไว้ในสถานที่เก็บที่ปลอดภัย แต่หากเป็นไปไม่ได้ เอกสารดังกล่าวสามารถเก็บไว้ในตู้จัดแสดงนิทรรศการได้ โดยมีเงื่อนไขเรื่องความปลอดภัยและการจัดการระดับแสง ไม่ควรพยายามนำเอกสารที่อยู่ระหว่างการยืมกลับคืนสถาบันที่ให้ยืม จนกว่าสถาบันที่ให้ยืมและสถาบันที่ยืมมั่นใจในการดำเนินการและมีการขนส่งที่เหมาะสม

การดูแลรักษาเอกสารกระดาษ

National Archives ไม่ได้ให้คำแนะนำแก่ Transferring bodies ในการดำเนินการดูแลรักษา หรือ Treatment เอกสารกระดาษเป็นพิเศษหรือเฉพาะ เช่น การทำความสะอาดที่มากกว่าแบบปกติก่อนการถ่ายโอนเอกสาร เอกสารที่อยู่ใน Deposit สามารถถูกจัดการในวิธีปกติ

อัพเดทข้อมูลเกี่ยวกับ COVID-19 สำหรับหน่วยงานรัฐบาล

National Archives ผลิตคำแนะนำและแนวทางสำหรับหน่วยงานรัฐบาล องค์กรอื่นๆ ที่ครอบคลุมโดย Public Records Act ในรูปแบบของ FAQ ซึ่งคำแนะนำนี้ปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ และอาจเป็นที่สนใจของ Places of deposit และจดหมายเหตุอื่นๆ

ที่มา

• National Archives. Our coronavirus response and guidance.
  https://www.nationalarchives.gov.uk/archives-sector/our-archives-sector-role/coronavirus-update/our-coronavirus-response-and-guidance/