ข้างล่างเป็นคำถาม 5 ข้อ สำหรับถามตัวเองเมื่อตัดสินใจวิธีที่จะให้รางวัลการมีส่วนร่วมใน KM ในองค์กร พร้อมด้วยเคล็ดลับเพื่อหลีกเลี่ยงกับดักในแต่ละขั้นตอน
1. การประสบผลสำเร็จใน KM ในที่สุดเป็นอย่างไร
เมื่อออกแบบกลยุทธ์การให้รางวัลและการรับรู้ KM เริ่มโดยคิดถึงสถานะสุดท้ายที่ต้องการ ต้องการอะไรเพื่อประสบผลสำเร็จในธุรกิจ จะทำให้เกิดสิ่งจูงใจในแต่ละบุคคลและเป็นกลุ่มจัดให้อยู่ในแนวเดียวกับจุดประสงค์ของ KM

กับดักเพื่อหลีกเลี่ยง
ผู้นำบ่อยครั้งสร้างจินตนาการที่หรูหราแต่ไม่ชัด เช่น กลายเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ หรือ สร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ เหล่านี้เป็นประโยชน์เพียงเมื่อถูกระบุ ต้องการเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ แตกเป็นจุดประสงค์ที่จำเพาะ เช่น เร่งเวลาเพื่อการตลาดสำหรับความคิดใหม่ และสร้างแผนการพัฒนาความเชี่ยวชาญผูกกับความต้องการทักษะ เป้าหมายที่ชัดเจนง่ายมากกว่ามากที่จะทำงาน

2. การกระทำหรือพฤติกรรมอะไรที่ต้องการเพื่อสนับสนุน
เมื่อเข้าใจจุดประสงค์สำหรับ KM แสดงให้เห็นวิธีที่แต่ละบุคคลและทีมต้องสนับสนุน คนต้องทำอะไรเพื่อทำให้จุดประสงค์เป็นจริง ตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการขนย้ายการปฏิบัติที่ได้รับการตรวจสอบระหว่างที่ตั้ง จะต้องการทีมเพื่อทำให้การปฏิบัติเป็นเอกสารในคลังที่ถูกแบ่งปันหรือชุมชนที่แท้จริง ยังจะต้องการคนเยี่ยมชมคลังหรือชุมชน, เรียนรู้จาก post และประยุกต์ใช้รายละเอียดกับงานของตน

กับดักเพื่อหลีกเลี่ยง
หลายโปรแกรม KM เน้นปริมาณของผลงานมากกว่าคุณภาพในการวัด ซึ่งสามารถทำให้เกิดผลที่ไม่ตั้งใจ ถ้าให้รางวัลกับคนสำหรับการนำขึ้นหรือการ post สิ่งจำนวนมาก อาจจบด้วยด้อยกว่าหรือเป็นสองเท่าระบบที่เต็มไปด้วยขยะเนื้อหา และถ้าสร้างโควตาเป็นเดือนหรือเป็นปีสำหรับผลงาน เป็นไปได้ที่จะได้จำนวนมากของขยะก่อนแต่ละเวลาครบกำหนด กลยุทธ์ที่ดีกว่าคือให้รางวัลแก่คนที่แบ่งปันสิ่งที่ดี ตัวอย่างเช่น ถ้าคนอื่นอ่านและติดป้ายว่าเป็นประโยชน์
อีกหนึ่งความผิดพลาดปกติคือ ลืมไปให้รางวัลกับการใช้ซ้ำความรู้ ทีมซึ่งประยุกต์ใช้การปฏิบัติที่ได้รับการตรวจสอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้านำไปสู่การปรับปรุงคุณภาพอย่างมากหรือประหยัดเวลาหรือค่าใช้จ่าย ควรจะได้รับการประชาสัมพันธ์มากเท่าทีมที่สร้างความรู้ มิฉะนั้นจะจบด้วยการไหลล้นคลังความรู้ซึ่งไม่มีใครกำลังใช้

3. สิ่งที่ถูกต้องที่จะเสนอคืออะไร
ถัดมาต้องตัดสินใจการให้รางวัลและการรับรู้ที่จำเพาะที่จะจัดให้และวิธีที่จะถูกให้ ตัวแปรรวมถึง:
– แต่ละบุคคลหรือทีม จะขอบคุณผู้สนับสนุนแต่ละบุคคลหรือกลุ่ม เช่น ชุมชน, โครงการ หรือหน่วยธุรกิจ หรือทั้งสอง
– จับต้องได้หรือจับต้องไม่ได้ จะมอบรางวัล หรือเน้นการรับรู้ของสาธารณะ, ความสามารถในการมองเห็นของผู้นำอาวุโส และโอกาสพัฒนาความเชี่ยวชาญใช่ไหม
– ต่อเนื่องหรือยึดติดกับเวลา พนักงานจะได้รับการรับรู้อย่างต่อเนื่องตลอดเวลา หรือจะเป็นประจำปีใช่ไหม
– Top down หรือธรรมดา ผู้รับจะถูกเลือกและทำให้เห็นโดยทีม KM, ผู้นำองค์กร หรือเพื่อนร่วมงานใช่ไหม

กับดักเพื่อหลีกเลี่ยง
ในความพยายามเพื่อความยุติธรรมและครอบคลุมทุกรูปแบบของการมีส่วนร่วม โปรมแกรม KM อาจเสนอรางวัลมากเกินไปหรือสร้างกฎที่มีรายละเอียดซึ่งให้คะแนนพนักงานโดยใช้ 17 ตัวแปรที่แตกต่างกัน ทางเลือกหลายทางและความต้องการความเหมาะสมที่ซับซ้อนเป็นไปได้มากกว่าที่จะทำให้พนักงานสับสนกว่าถูกกระตุ้น ระบบและเกณฑ์สำหรับการรับรู้ควรโปร่งใสและง่ายที่จะเข้าใจ

4. อะไรเป็นข้อจำกัดในเรื่องของงบประมาณและแหล่งทรัพยากร
การรู้ข้อจำกัดทำให้วิธีการดีขึ้น มีเงินเพื่อจัดงานเหตุการณ์ให้รางวัลหรือเสนอรางวัลหรือ SWAG ใช่ไหม สามารถซื้อซอฟต์แวร์เพื่อทำให้เป็นอัตโนมัติ KM gamification ใช่ไหม อาจต้องการที่จะปรับลดความคาดหวัง หรือสร้างกรณีธุรกิจเพื่อการจัดหาเงินทุนมากขึ้น

ก่อนที่จะบอกว่าต้องการเงิน คิดอย่างจริงจังเกี่ยวกับต้องการเงินใช่ไหม รางวัลเล็ก เช่น เหยือกหรือแผ่นรองเมาส์สามารถเหมาะสมเหมือนรางวัลใหญ่ แท้จริงเงินสดและรางวัลใหญ่มีโอกาสที่จะทำให้เกิดความโกรธ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคนไม่เห็นด้วยกับวิธีผู้รับถูกเลือก

กับดักเพื่อหลีกเลี่ยง
หลายโปรแกรม KM เน้นที่ค่าใช้จ่ายของรางวัล แต่มองข้ามแหล่งทรัพยากรที่ต้องการเพื่อจัดการรางวัล กระบวนการประเมินที่ซับซ้อนอาจต้องการการดูแลที่มากกว่ากว่าทีม KM ขนาดเล็กสามารถจัดให้ ถ้า KM ไม่มีเวลาเพื่อประเมินค่าและทบทวนการเสนอตรงเวลา ความล่าช้าอาจทำให้ผู้มีส่วนร่วมผิดหวังและทำให้ความกระตือรือร้นน้อยลงสำหรับ KM อย่าสัญญามากกว่าสามารถส่งออก

5. กำลังจะวางแผนอะไรทำให้วัฒนธรรมเหมาะสมใช่ไหม
ประเมินรางวัลและการรับรู้ในบริบทของวัฒนธรรม เงินสดเป็นเพียงสิ่งที่เคลื่อนย้ายพนักงานใช่ไหม หรือทำให้โอกาสมีคุณค่าเพื่อสร้างความมีชื่อเสียงและสนับสนุนภารกิจใช่ไหม รางวัลจะมีความหมายมากที่สุดมาจากผู้นำอาวุโส หรือคนมีความเคารพมากกว่าสำหรับผู้เชี่ยวชาญและเครือข่ายเพื่อนร่วมงานใช่ไหม ทุกองค์กรแตกต่างกัน อะไรที่เหมาะกับหนึ่งองค์กรอาจไม่เหมาะกับองค์กรอื่น ๆ

กับดักเพื่อหลีกเลี่ยง
บางทีม KM เสียเวลาทำในสิ่งที่คนอื่นทำมาแล้วเมื่อไม่ต้องการ ถ้า HR หรือความเป็นผู้นำมีแล้วโปรแกรมการรับรู้พนักงาน อาจสามารถเข้าไปเกี่ยวข้องโดยเสนอชื่อผู้สนับสนุน KM เพื่อรางวัลและโอกาส หรือเพิ่มการรับรู้จำเพาะ KM ไปยังโปรแกรม ถ้าการให้รางวัลมีการรับรู้ชื่อแล้วและกระบวนการที่ถูกสร้างขึ้น อาศัยสิ่งเหล่านี้สามารถต่อไปรวม KM เข้าไปในวัฒนธรรมในขณะมีเวลาว่างของทีมเพื่อจุดประสงค์อื่น ๆ

ที่มา: Lauren Trees (February 25, 2021). Escape the Sand Traps of KM Rewards and Recognition. Retrieved August 6, 2021, from https://www.apqc.org/blog/escape-sand-traps-km-rewards-and-recognition