ทริส คอร์ปอเรชั่น และ สถาบันที่ปรึกษาด้านการจัดการความรู้และนวัตกรรมแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ สำรวจสถานะการจัดการความรู้ (Knowledge Management – KM) ขององค์กรไทย วัตถุประสงค์เพื่อประเมินสถานภาพของ KM ขององค์กรในประเทศไทย และ วิเคราะห์ปัจจัยขับเคลื่อน KM ในองค์กรต่างๆ โดยทำการศึกษาในช่วงเดือนกรกฎาคม–สิงหาคม 2561 ด้วยแบบสอบถามออนไลน์ โดยมีหน่วยงานที่เข้าร่วม 160 แห่ง (หน่วยงานราชการ 49% รัฐวิสาหกิจ 17% และบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ 34%) ผลการศึกษาแบ่งตามประเด็น ได้แก่

ความตระหนักต่อ KM

จากกลุ่มตัวอย่าง พบว่าองค์กรที่มีการดำเนินการ KM คิดเป็น 76% โดยประเภทองค์กรที่มีการดำเนินการ KM มากที่สุดเรียงตามลำดับ คือ รัฐวิสาหกิจ หน่วยงานราชการ และบริษัทเอกชน ตามลำดับ และเมื่อพิจารณาขนาดขององค์กรด้วยจำนวนบุคลากรในองค์กร พบว่าองค์กรขนาดใหญ่ซึ่งมีบุคลากรมากกว่า 1,000 คน มีการดำเนินการ KM มากที่สุด และองค์กรที่มีการดำเนินการ KM มากกว่า 75% มีการดำเนินการมาแล้วมากกว่า 3 ปี

ลักษณะของ KM ในองค์กร

การดำเนินการ KM ขององค์กรนั้น พบว่า จะมีหน่วยงานเฉพาะที่มีหน้าที่ดำเนินการ KM อาจอยู่ในระดับกลุ่มงาน ฝ่าย หรือแผนก (37%) และ เป็นการขับเคลื่อนดำเนินการโดยมีคณะทำงานหรือคณะกรรมการด้าน KM ที่มีลักษณะการทำงานข้ามสายงานหรือข้ามหน่วยงานภายในองค์กร (30%) ซึ่งสะท้อนให้เห็นว่าองค์กรเข้าใจว่า KM เป็นสหสาขาวิชาหรือเกี่ยวข้องกับหลายสาขา รวมถึงการมีระดับการจัดการ คือ มีผู้บริหารระดับสูงหรือกลางจากหน่วยงานรับผิดชอบดูแล KM (23%)

Top 3 ลักษณะของ KM ที่องค์กรส่วนใหญ่ดำเนินการ ได้แก่

1. การจัดทำแนวทางการเข้าถึงแหล่งความรู้ที่จำเป็นต่อการทำงานให้บุคลากรทราบ (Knowledge map)
2. การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ข้ามสายงาน (Cross functional team)
3. การใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อให้สามารถเข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ทันการณ์ตลอดเวลา

เป้าหมายของ KM

เป้าหมายขององค์กรที่ดำเนินการ KM พบว่า นั้น มากกว่าครึ่ง (53%) ให้ความสำคัญที่ “นวัตกรรม” ที่มีคุณค่าต่อการเติบโตขององค์กร สะท้อนว่าทำ KM ไม่ใช่เพื่อปรับปรุงงานอย่างเดิม แต่เป็นการสร้างสรรค์นวัตกรรม และแสดงถึงการเชื่อมโยงที่องค์กรส่วนใหญ่ยอมรับระหว่าง KM กับ นวัตกรรม

เป้าหมายในลำดับถัดมา ได้แก่ การปรับปรุงผลการดำเนินงาน คุณภาพของผลิตภัณฑ์/บริการ การเพิ่มความสามารถขององค์กรต่อการเติบโตในอนาคต ความพึงพอใจของลูกค้า/ผู้ใช้บริการ และสมรรถนะที่เพิ่มขึ้นของบุคลากร

อุปสรรคของ KM ในองค์กร

• อันดับที่ 1 บุคลากรขาดความตระหนักหรือความสนใจ
• อันดับที่ 2 การขาดความรู้ความเข้าใจในหลักการและเครื่องมือ KM
• อันดับที่ 3 การขาดแรงจูงใจ
• อันดับที่ 4 ข้อจำกัดของบุคลากร (ขาดความรู้หรือทักษะ)
• อันดับที่ 5 ผู้บริหารขาดความมุ่งมั่นอย่างแท้จริง
• อันดับที่ 6 ค่านิยมและวัฒนธรรมองค์กรไม่เอื้อ

ซึ่งจากอุปสรรคข้างต้นสะท้อนให้เห็นว่าความไม่สำเร็จต่างๆ นั้นมักเกิดขึ้นเกี่ยวกับ บุคลากร

เมื่อพิจารณาอุปสรรคของ KM ในองค์กร ตามประเภทขององค์กร พบว่าองค์กรทุกประเภทมีความคิดเห็นตรงกันก็คือ การที่บุคลากรในองค์กรยังขาดความตระหนักหรือความสนใจใน KM เท่าที่ควร

ปัจจัยสู่ความสำเร็จของ KM ในองค์กร

การศึกษาพบว่าองค์กรที่ประสบความสำเร็จในผลลัพธ์ระดับที่แตกต่างกัน มีปัจจัยที่ให้ความสำคัญควบคู่กันไปแตกต่างกัน คือ

• องค์กรที่ตั้งเป้าหมายความสำเร็จของ KM ในระดับเริ่มต้น จะให้ความสำคัญกับ กระบวนการจัดการความรู้ (KM process)
• ระดับที่ก้าวหน้าต่อมา จะให้ความสำคัญกับ การนำองค์กร (Leadership)
• องค์กรที่ต้องการบรรลุเป้าหมายความสำเร็จในระดับสูงสุด จะให้ความสำคัญกับ การวางกลยุทธ์ KM (KM strategy) และ การผสาน KM เข้าเป็นส่วนเดียวกันกับการปฏิบัติงาน (Operation)

ประเภทขององค์กรกับ KM (ภาพรวม)

การสำรวจพบว่าค่าเฉลี่ยระดับสมรรถนะด้าน KM ในองค์กร (ทั้งหน่วยงานราชการ หน่วยงานรัฐวิสาหกิจ และบริษัทจดทะเบียน) อยู่ในระดับปานกลาง มีระดับคะแนนสมรรถนะด้าน “การนำองค์กร” (Leadership) สูงเช่นเดียวกัน และ มีระดับคะแนนสมรรถนะด้าน “บุคลากร” ต่ำที่สุดเช่นเดียวกัน

ในหน่วยงานราชการ การสำรวจพบว่า “การนำองค์กร” และ “การวางแผน/ทรัพยากรสนับสนุน” เป็นด้านที่หน่วยงานราชการมีระดับคะแนนสูงสุดตามลำดับ ขณะที่ “บุคลากร” เป็นด้านที่มีระดับคะแนนต่ำที่สุด

ในหน่วยงานรัฐวิสาหกิจ การสำรวจพบว่า “การวางแผน/ทรัพยากรสนับสนุน” และ “การนำองค์กร” เป็นด้านที่มีระดับคะแนนสูงสุดตามลำดับ ขณะที่ “บุคลากร” เป็นด้านที่มีระดับคะแนนที่ต่ำที่สุด

ในบริษัทจดทะเบียน การสำรวจพบว่า “กระบวนการปฏิบัติงาน” (องค์กรมีการสร้างความตระหนักต่อความเสี่ยงในกระบวนการปฏิบัติงานที่สำคัญ) และ “การนำองค์กร” เป็นด้านที่มีระดับคะแนนสูงสุดตามลำดับ ขณะที่ “บุคลากร” เป็นด้านที่มีระดับคะแนนต่ำที่สุดเช่นเดียวกับหน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจ

ปัจจัยที่ส่งผลต่อระดับความสำเร็จ KM อย่างมีนัยสำคัญ

การศึกษา พบ 2 ปัจจัย ที่ส่งผลต่อระดับความสำเร็จ KM อย่างมีนัยสำคัญ ได้แก่ บุคลากร และ กระบวนการปฏิบัติงาน

1. องค์กรควรให้ความสำคัญกับบุคลากร ได้แก่ การสร้างบุคลากรให้มีความรู้ ความเข้าใจ KM มาประยุกต์ใช้ในองค์กร ส่งเสริมให้บุคลากรทุกระดับมีส่วนร่วมในเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ จัดกิจกรรมที่หลากหลาย เสริมสร้างบรรยากาศของการรับฟัง เปิดเผยและเชื่อใจกัน มีการสนับสนุนการจัดตั้งและบริหารทีมข้ามสายงานที่มีประสิทธิผล และมีการกำหนดและติดตามพฤติกรรมที่พึงประสงค์ที่สนับสนุน KM รวมทั้งนำพฤติกรรมดังกล่าวมาเชื่อมกับระบบการประเมินผลงานของบุคลากร
2. องค์กรควรพัฒนาและปรับปรุงการปฏิบัติงานประจำอย่างมีประสิทธิผลและต่อเนื่อง โดยใช้เครื่องมือในการปรับปรุงกระบวนการต่างๆ มีการนำความรู้ภายในและภายนอกองค์การมาใช้เพื่อให้เกิดการปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงาน และสร้างความตระหนักต่อความเสี่ยงในกระบวนการปฏิบัติงานที่สำคัญ

ข้อจำกัดของการศึกษา

การสำรวจนี้มีข้อจำกัด คือ การใช้แบบสอบถามออนไลน์เป็นเครื่องมือเดียวในการเก็บข้อมูล อาจมีเรื่องมุมมองส่วนตัวของผู้ตอบแบบสอบถาม และตอบคำถามในมุมของตนเองหรืองานของตนเองเป็นหลักไม่ใช่ภาพรวมขององค์กร

ที่มา : TRIS Academy. (2562). รายงานสถานะการจัดการความรู้ขององค์กรไทย (Current status of organizational KM capability in Thailand): Executive report