หลายสถาบันขนาดใหญ่กำลังจัดทำคลังความรู้ เพื่อเป็นที่เก็บรวบรวมความรู้ที่เป็นผลงานของสถาบัน และเผยแพร่ความรู้นั้นแก่บุคลากรในสถาบันและบุคคลภายนอกสามารถนำความรู้ไปใช้ประโยชน์ โดยข้างล่างได้แนะนำแนวทางในการจัดทำคลังความรู้ของสถาบัน

แนวทางเพื่อการปรับปรุงหรือจัดทำคลังความรู้ของสถาบัน
1. จัดให้มีนโยบายคลังความรู้ของสถาบัน
โดยการวิเคราะห์หลายกระบวนการเกี่ยวข้องในการทำหน้าที่ของคลังความรู้ของสถาบัน แล้วสร้างกฎสำหรับแต่ละกระบวนการ เริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการนำเข้าผลงานในคลัง การนำเสนอผลงานวิจัย และการจัดการข้อมูล ทำให้ทุกคนเห็นหน้าดังกล่าว รู้ว่าอะไรได้รับการอนุญาตและไม่อนุญาต
ดูตัวอย่างได้จากคลังความรู้ของมหาวิทยาลัย Kyoto ที่ชื่อ KURENAI ซึ่งผู้บริหารได้ระบุอย่างชัดเจนใครบ้างเหมาะสมที่จะนำเข้าผลงาน อะไรบ้างสามารถนำเข้าในคลัง และอื่น ๆ อีกมากมาย

2. ทำให้ขั้นตอนการนำเข้าผลงานในคลังเป็นเรื่องง่าย
คลังจะดำเนินการอย่างมั่นคง ต้องการการนำเข้าผลงานใหม่อย่างต่อเนื่องในคลัง หนึ่งวิธีที่จะทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้นคือ ทำให้ขั้นตอนการนำเข้าผลงานในคลังเป็นเรื่องง่าย โดยค้นหาความยากที่นักศึกษาและคณะประสบในขณะนำเข้าผลงานในคลัง แล้วปรึกษาผู้จัดให้มีซอฟต์แวร์เพื่อทำให้ขั้นตอนการนำเข้าผลงานในคลังถูกปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. ทำให้เว็บไซต์และผลงานสามารถเข้าถึงได้ด้วย search engines เช่น Google

4. ติดตามตัววัดที่สำคัญ (key metrics) เป็นประจำ
ติดตามตัววัดที่สำคัญ เช่น การดาวน์โหลด และการอ้างอิง (citations) มีประโยชน์ เช่น
1. ช่วยผู้บริหารรู้ว่าอะไรใช้ได้และใช้ไม่ได้
2. คณะและนักวิจัยจะถูกสนับสนุนให้นำเข้าผลงานในคลังมากขึ้นหรือปรับให้เหมาะสมเนื้อหาที่มีอยู่ในคลังเพราะรู้ว่าผลงานได้รับการสืบค้นเจอ
ตัวอย่างคลังที่มีชื่อว่า LUME ได้จัดทำข้อมูลแสดง เช่น การดาวน์โหลดต่อประเทศ, การเข้าชมต่อปี และการดาวน์โหลดต่อปี เผยแพร่ต่อสาธารณะ

5. ทำให้เป็นหลายภาษา
ถ้าต้องการผลงานของสถาบันเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ทั่วโลก ต้องทำให้ user interface เป็นหลายภาษา ตัวอย่างเช่น หน้า portal ของห้องสมุดดิจิทัลของวิทยานิพนธ์ของมหาวิทยาลัย Sao Paolo มีให้ทั้งภาษาโปรตุเกส, ฝรั่งเศส, สเปน และอังกฤษ

แนวทางที่ยั่งยืนเพื่อเพิ่มเนื้อหาในคลัง
มีแนวทาง เช่น
1. จัดให้มีสถิติการใช้สำหรับเนื้อหาในคลัง เช่น จำนวนครั้งที่เนื้อหาฉบับเต็มถูกดาวน์โหลด
2. จัดให้มีบริการตรวจสอบสิทธิและการเสนอให้พิจารณา (submission) โดยจะเป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ห้องสมุด
3. จัดให้มีการดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติข้อมูลการอ้างอิง (citation) จากฐานข้อมูลการอ้างอิงมายังคลัง เช่น การโหลดการอ้างอิงบทความวิชาการจาก Web of Science มายังคลังบทความวิชาการ DSPACE
4. เชื่อมโยงคลังกับการประเมินคุณภาพงานวิจัย
5. เก็บเกี่ยวเนื้อหาฉบับเต็ม (full text harvesting) จากแหล่งที่สามารถเข้าถึงแบบเปิด
6. การนำเข้าเนื้อหาในคลังโดยตรงโดยสำนักพิมพ์ เช่น Nature Publishing Group (NPG) ให้บริการนำเข้าเนื้อหาต้นฉบับสู่คลัง (Manuscript Deposition Service) แก่ผู้แต่งที่ตีพิมพ์บทความวิจัยต้นฉบับในวารสารที่เผยแพร่โดย NPG

ที่มา:
1. Sucheth (October 11, 2021). Top Institutional Repositories Available for Open Access. Scispace. Retrieved May 10, 2022, from https://typeset.io/resources/top-institutional-repositories-available-for-open-access/
2. Confederation of Open Access Repositories (COAR, May 2012). Sustainable Best Practices for Populating Repositories. Retrieved May 10, 2022, from https://www.coar-repositories.org/files/Sustainiable-practices-preliminary-results_final.pdf