จาก ISO 9001:2015 สู่ ISO 30401:2018 และความสัมพันธ์

เมื่อปี 2015 มีการแก้ไขปรับปรุง ISO 9001 โดยมีการกำหนดหัวข้อใหม่ คือ 7.1.6 ความรู้องค์กร ซึ่งข้อกำหนดของข้อนี้คือ องค์กรควรจะกำหนดความรู้ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานตามกระบวนการและเพื่อให้สอดคล้องกับผลิตภัณฑ์และบริการ ความรู้นี้ควรจะได้รับการธำรงรักษาไว้และทำให้มีอยู่ตามขอบเขตที่จำเป็น เมื่อมีการระบุความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงและแนวโน้ม องค์กรควรจะพิจารณาความรู้ในปัจจุบันและพิจารณาวิธีการทำให้ได้มาหรือเข้าถึงความรู้เพิ่มเติมที่จำเป็นและความต้องการที่ทำให้ทันสมัย

อย่างไรก็ตาม ISO 9001:2015 ไม่ได้ลงในรายละเอียดเกี่ยวกับระบบการจัดการความรู้องค์กร จนกระทั่งเดือน พฤศจิกายน ปี 2018 มีการประกาศ ISO 30401:2018 ระบบการจัดการความรู้ ซึ่งเสนอข้อกำหนดและแนะนำแนวทางในการจัดการความรู้ในองค์กร

ทั้ง ISO 9001:2015 และ ISO 30401:2018 เป็นมาตรฐานระบบการจัดการ (Management Systems Standard -MSS) ซึ่งมีข้อกำหนดพร้อมคำแนะนำสำหรับการใช้งาน องค์กรสามารถอ้างถึงความสอดคล้องได้ องค์กรสามารถใช้ ISO 30401:2018 เพื่อตอบความต้องการหรือข้อกำหนดความรู้องค์กรตาม ISO 9001: 2015

ISO 30401:2018 คืออะไร

ที่ผ่านมานั้น ไม่มีคำจำกัดความที่เป็นที่ยอมรับสากลสำหรับการจัดการความรู้ และ ไม่เคยมีมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ในระดับสากล ขณะที่ปัญหาและอุปสรรคมากมายที่เป็นที่รู้จักกันดีสำหรับการจัดการความรู้ในองค์กร โดยองค์กรจำนวนมากยังมีความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนเกี่ยวกับการจัดการความรู้ ตัวอย่างเช่น บางองค์กรมีมุมมองแต่เพียงว่าแค่ซื้อระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ การทำเว็บการจัดการความรู้ก็เพียงพอสำหรับการจัดการความรู้

ISO 30401:2018 ถูกเผยแพร่เมื่อเดือนพฤศจิกายน ปี 2018 หลังจากเปิดรับฟังความคิดเห็นและข้อเสนอแนะเดือนพฤศจิกายน ปี 2017 โดย ISO 30401:2018 เป็นมาตรฐานระบบการจัดการ ซึ่งเสนอข้อกำหนดและแนะนำแนวทางในการจัดตั้ง ดำเนินการ รักษา ตรวจสอบ และปรับปรุงระบบการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพ มุ่งเน้นไปที่วิธีการจัดการความรู้อย่างเป็นระบบในการสร้างและใช้ความรู้

เจตนารมณ์ของ ISO 30401:2018

เจตนารมณ์ของ 30401:2018 คือการกำหนดหลักการและข้อกำหนดที่สำคัญของการจัดการความรู้ที่ดีเพื่อ

1. เป็นแนวทางสำหรับองค์กรที่ดำเนินการจัดการความรู้และต้องการให้การจัดการความรู้เป็นระบบ สามารถสร้างคุณค่าเพิ่มให้กับองค์กร โดยอาศัยเครื่องมือการจัดการความรู้ และ
2. เป็นพื้นฐานสำหรับการตรวจสอบรับรองประเมินผลและรับรององค์กรที่มีความสามารถด้านการจัดการความรู้โดยผ่านหน่วยงานตรวจสอบภายในและภายนอกที่เป็นที่ยอมรับ

หลักการระบบการจัดการความรู้ตาม ISO 30401:2018

ภายใต้ระบบมาตราฐานคุณภาพด้านการจัดการความรู้ตาม ISO 30401:2018 ได้กล่าวถึงหลักการ (Principle) 8 ข้อ ดังนี้

1. ธรรมชาติของความรู้: ความรู้ไม่สามารถจับต้องได้และมีความซับซ้อน ความรู้ถูกสร้างโดยคน
2. คุณค่า: ความรู้เป็นทรัพยากรที่สำคัญและมีมูลค่าสำหรับองค์กรเพื่อให้องค์กรบรรลุตามวัตถุประสงค์ขององค์กร
3. การมุ่งเน้น: การจัดการความรู้ตอบสนองเป้าหมาย กลยุทธ์ และความต้องการขององค์กร
4. การปรับใช้: ไม่มีวิธีการจัดการความรู้ใดที่เหมาะสมกับทุกองค์กร วิธีการจัดการความรู้ขึ้นอยู่กับบริบทองค์กร องค์กรอาจต้องพัฒนาวิธีการจัดการความรู้ของตนเองให้สอดคล้องกับบริบทองค์กร
5. ความเข้าใจที่ถูกต้องร่วมกัน: การจัดการความรู้ควรร่วมการปฏิสัมพันธ์ระหว่างคน การใช้เนื้อหา กระบวนการและเทคโนโลยี
6. สภาพแวดล้อม: ความรู้ไม่ได้ถูกจัดการโดยตรง ดังนั้นการจัดการความรู้จะต้องไปมุ่งเน้นการจัดการสภาพแวดล้อมการทำงาน และการดูแลวงจรชีวิตของความรู้
7. วัฒนธรรมองค์กร: วัฒนธรรมองค์กรมีผลต่อประสิทธิภาพการจัดการความรู้เป็นอย่างมาก วัฒนธรรมองค์กรที่เอื้อต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ที่เอื้อต่อการคิด การแสดงความเห็น การทำงานจะส่งผลต่อการจัดการความรู้โดยตรง
8. จุดเน้นย้ำ: การจัดการความรู้ควรต้องค่อยๆ ทำทีละช่วง แบ่งการดำเนินงานเป็นระยะหรือเฟส ให้สอดคล้องกับระบบการเรียนรู้ขององค์กร

ข้อกำหนดของ ISO 30401:2018

อ้างอิงจาก สราวุฒิ (2018) ซึ่งแปล ข้อกำหนด (Requirement) ของ ISO 30401:2018 ว่ามีประเด็นที่ต้องพิจารณา คือ

1. ทำความเข้าใจองค์กรและบริบทองค์กร
2. ทำความเข้าใจความต้องการและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
3. กำหนดขอบเขตของระบบการจัดการความรู้ให้ชัดเจน
4. ระบบการจัดการความรู้
   1. หลักการพื้นฐานทั่วไปของการจัดการความรู้
   2. พัฒนาระบบความรู้
   3. แสวงหาความรู้ใหม่ หรือ ความรู้ในอนาคต
   4. นำความรู้ที่จัดการได้ไปใช้ให้เกิดประสิทธิภาพ
   5. รักษาความรู้ที่มีอยู่ในปัจจุบัน
   6. บริหารจัดการความรู้ที่มีอยู่ให้ทันสมัย ถูกต้อง ลดข้อผิดพลาดจากการใช้ความรู้ไม่ถูกต้อง
5. การถ่ายทอดความรู้และสร้างการเปลี่ยนแปลง
6. เครื่องมือการจัดการความรู้ที่นำมาใช้ในองค์กร
7. วัฒนธรรมการเรียนรู้ขององค์กร
8. การนำองค์กรและความมุ่งมั่นของผู้บริหาร
9. การกำหนดนโยบายที่ชัดเจน
10. การกำหนดบทบาทและหน้าที่ในระดับต่างๆ ในระบบการจัดการความรู้
11. การวางแผน การแสวงหาโอกาส และจัดการความเสี่ยงในกระบวนการจัดการความรู้
12. การกำหนดแผนและเป้าประสงค์ของการจัดการความรู้
13. การบริหารทรัพยากรและระบบสนับสนุนต่างๆ
14. การกำหนดสมรรถนะระดับต่างๆ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการจัดการความรู้จะดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
15. การสร้างความตระหนักรู้ของบุคลากรในองค์กรในเรื่องของนโยบาย การถ่ายทอดแบ่งปันความรู้
16. การสื่อสารเพื่อให้เกิดการรับรู้ ทั่วทั้งองค์กรทั้งเป็นทางการและไม่เป็นทางการ
17. การควบคุมสารสนเทศและเอกสาร ความปลอดภัยและการเข้าถึง
18. การดำเนินการจัดการความรู้จะต้องดำเนินการให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรและตามแผนงานที่กำหนดไว้
19. การกำหนด การตรวจสอบ การวัด การวิเคราะห์และการประเมินผลระบบการจัดการความรู้
20. การจัดให้มีการตรวจสอบภายในเกี่ยวกับระบบการจัดการความรู้ว่าได้ดำเนินการตามที่กำหนดไว้หรือไม่
21. การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร ผู้บริหารระดับสูงต้องทบทวนระบบการจัดการความรู้ขององค์กรตามช่วงเวลาที่วางแผนไว้เพื่อให้มั่นใจว่ามีความเหมาะสมความเพียงพอและมีประสิทธิผลอย่างต่อเนื่อง
22. การปรับปรุงพิจารณาจาก เมื่อพบความไม่สอดคล้องกับข้อกำหนด และ เมื่อมีข้อที่ต้องปรับปรุงแก้ไข
23. ต้องมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้มั่นใจได้ว่าองค์กรจะรักษาระบบได้อย่างยั่งยืน

ระบบการจัดการความรู้ควรจะ

1. กำหนดเป้าหมาย สภาพแวดล้อมทางธุรกิจ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อกำหนดเป้าหมายของการจัดการความรู้
2. ขอบเขตและลำดับความสำคัญของความรู้ที่จะมีการบริหารจัดการ
3. ครอบคลุมกระบวนการสำหรับการจัดหา การใช้ การทำลาย การปฏิสัมพันธ์ระหว่างคน การประมวลผลความรู้ การสังเคราะห์ การเรียนรู้
4. รวมและบูรณาการคน กระบวนการ โครงสร้างพื้นฐาน การกำกับดูแล และวัฒนธรรม
5. ภาวะผู้นำ เกี่ยวกับคุณค่า นโยบาย การบูรณาการการจัดการความรู้เข้ากับกระบวนการทางธุรกิจ ทรัพยากร บทบาทและความรับผิดชอบการจัดการความรู้ การสื่อสาร การจัดการการเปลี่ยนแปลง เมทริก การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
6. นิยามเป้าหมายและผลลัพธ์ จัดการแผนและผลลัพธ์
7. ทรัพยากร สมรรถนะ ความตระหนัก การสื่อสาร
8. ติดตามและประเมิน ปรับปรุง ตรวจสอบภายใน และทบทวนการจัดการ

ISO 30401:2018 ไม่ได้มีเจตนารมณ์เพื่อดำเนินการตรวจสอบ (audit) หรือการรับรอง แต่เพื่อเป็นแนวทางสำหรับองค์กรที่ดำเนินการจัดการความรู้และต้องการให้การจัดการความรู้เป็นระบบ สามารถสร้างคุณค่าเพิ่มให้กับองค์กร โดยอาศัยเครื่องมือการจัดการความรู้ และเพื่อเป็นพื้นฐานสำหรับการตรวจสอบรับรองประเมินผลและรับรององค์กรที่มีความสามารถด้านการจัดการความรู้โดยผ่านหน่วยงานตรวจสอบภายในและภายนอกที่เป็นที่ยอมรับ

องค์กรสามารถใช้มาตรฐาน ISO 30401:2018 เป็นแนวทางการดำเนินงานระบบการจัดการความรู้ นอกจากนี้ ISO 30401:2018 อาจมีประโยชน์ในฐานะเป็นกรอบเครื่องมือที่ใช้ในการตรวจสอบควบคู่ไปกับ knowledge audits และ วิธีการประเมินการจัดการความรู้ในองค์กร

ที่มาข้อมูล

• สราวุฒิ พันธุชงค์. (กุมภาพันธ์ 7, 2562). ISO 30401 Knowledge Management
  ตอนที่ 4 Knowledge Management Requirement. เข้าถึงจาก https://www.facebook.com/photo.php?fbid=10210777135945112&set=gm.2662494930433741&type=3&theater&ifg=1
• Boyes, B. (October 6, 2015). How to meet the requirements of ISO 9001:2015 Clause 7.1.6 Organisational knowledge. Retrieved from https://realkm.com/2015/10/06/iso-9001-2015-clause-7-1-6-organisational-knowledge/
• Boyes, B. (April 6, 2018). Implementing KM standard ISO 30401: risks and opportunities. Retrieved from https://realkm.com/2018/04/06/implementing-km-standard-iso-30401-risks-and-opportunities
• International Organization for Standardization. ISO 30401:2018 Knowledge management systems – requirements. Retrieved from https://www.iso.org/standard/68683.html
• ISO 30401 Knowledge management system – requirements. Retrieved from https://www.sis.se/api/document/preview/80007639/
• Lambe, P. (2018). ISO 30401: Knowledge Management Systems – what does it mean for KM professionals and for organizations implementing KM? Retrieved from https://www.mykmroundtable.org/uploads/3/8/2/6/38261647/my_km_roundtable_iso_30401_dec_2018.pdf