สรุปการสัมมนาเรื่อง แนวทางการจัดการความรู้ที่ได้มาตรฐานระดับสากล ได้รับเกียรติเป็นอย่างยิ่งจาก คุณสราวุฒิ พันธุชงค์ ผู้อำนวยการสถาบันบริหารสารสนเทศและการจัดการความรู้ มาเป็นวิทยากร เมื่อวันศุกร์ที่ 14 มิถุนายน 2562 ณ Co-Working Space สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) ได้ดังนี้

1. KM (knowledge management, การจัดการความรู้)  คืออะไร

• พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 ได้ให้คำจำกัดความของความรู้ว่าคือ 1. ประสบการณ์  2. ทักษะ  3.สารสนเทศ และ 4. องค์วิชา (body of knowledge) ซึ่งคือหลักการต่างๆ เช่น องค์วิชาด้านบัญชี  ดังนั้น KM คือ การจัดการทั้ง 4 ข้อนี้โดยต้องใช้เครื่องมือ หลังจากนั้นจะได้ความรู้ชนิด tacit (ความรู้ฝังในตัวคน) และ Explicit (ความรู้ที่ชัดแจ้ง) ออกมา ต่อมานำไปเก็บไว้ใน KMS (knowledge management system ได้แก่ เว็บไซต์ ยูทูป ฐานข้อมูล อินทราเน็ต) แล้วมาแบ่งปันและเรียนรู้ (share and learn)
• ประสบการณ์เป็นความรู้ประเภทหนึ่งแบ่งเป็น 2 ประเภท ประสบการณ์ที่ดี คือ best practice (วิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ) หรือ good practice ประสบการณ์ที่ไม่ดี คือ lesson learned ในการจัดการความรู้จะใช้เครื่องมือถอด best practice จะได้องค์ความรู้ออกมา เดินทางต่อไปที่คลังความรู้แล้วต่อมานำไปใช้ปรับปรุงให้ดีขึ้น (improvement) แล้วทำการวัดผล ผลที่ได้ออกมาคือประสิทธิภาพประสิทธิผล
• ทักษะเป็นความรู้ประเภท tacit การจัดการความรู้ประเภททักษะ ผู้มีทักษะต้องยินดีเปิด แล้วถอดความรู้จากผู้นั้น จัดเป็นการจัดการความรู้ระดับบุคคล (personal KM) วัดผลที่คนเก่งขึ้นไหม ถ้าองค์กรมีระบบที่ดี จะวัดที่ competency
• สารสนเทศเกี่ยวกับ information ไม่เกี่ยวกับคน information คือข้อมูลที่ประมวลผลแล้ว มาผ่านเครื่องมือ เช่น DATA analytic ทำให้เกิด improvement นำไปสู่สุดท้ายเกิดนวัตกรรม
• องค์วิชาที่สำคัญคือการเขียนคู่มือ งานวิจัย ออกมาเป็นนวัตกรรม

2. การทำ KM มี 3 ระดับคือ

1. personal KM เป็นการจัดการความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวคน
2. process KM
3. organization KM เป็นการจัดการความรู้ระดับองค์กร

Process KM วัดที่ปัญหาในการปฏิบัติงานของหน่วยงานไม่ใช่องค์กร เมื่อวิเคราะห์ปัญหาผลจะออกมา 3 ทาง กลุ่มแรกปัญหาเรื่องคน กลุ่มที่สองเป็นเรื่อง process (ขบวนการปฏิบัติงานไม่มีประสิทธิภาพ) กลุ่มที่สามเรื่องเทคโนโลยี  ถ้าคนไม่รู้ ไม่มีทักษะ ไม่ชำนาญแก้ได้โดยนำความรู้มาจัดการ  process แก้โดยทำ 5 ส ทำที่เกี่ยวกับ quality system ถ้าเป็นเทคโนโลยีปัญหามี 2 ทาง คือ เทคโนโลยีเก่าไม่ทันสมัย เทคโนโลยีไม่มีประสิทธิภาพแก้โดยพัฒนาเองหรือซื้อ ต่อจากการแก้ปัญาคือจะเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล

3. เป้าหมายและจุดประสงค์ของ KM คือ

1. พัฒนาองค์กร ทำให้บรรลุเป้าหมาย วิสัยทัศน์ ยุทธศาสตร์ รายได้ และค่าใช้จ่าย
2. พัฒนากระบวนการทำงาน

• ให้เกิดประสิทธิภาพ ความผิดพลาดลดลง ปรับปรุงพัฒนากระบวนการให้ทันต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง
• ให้เกิดประสิทธิผล การพัฒนาผลผลิต การลดต้นทุน
• ให้เกิดนวัตกรรม พัฒนาการระดมความคิด การนำแนวความคิดใหม่มาใช้จริง

3. พัฒนาคน ให้บุคลากรเกิดการเรียนรู้ มีความคล่องตัวในการทำงาน บุคลากรเกิดความพึงพอใจในการทำงาน

4. KM เป็นกระบวนการที่ทำให้องค์กรสามารถก้าวสู่สถานะที่เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ได้ ลักษณะขององค์กรแห่งการเรียนรู้ ได้แก่

1. มีวัฒนธรรมการเรียนรู้ ทุกคนใฝ่รู้ และเผยแพร่
2. เพิ่มอำนาจการปฏิบัติแก่เจ้าหน้าที่สามารถตัดสินใจ แก้ปัญหาเรียนและรู้ขณะเดียวกัน
3. ทันต่อความเปลี่ยนแปลง
4. มีระบบการเรียนรู้ร่วมกัน มีการถ่ายโอนความรู้ และใช้ประโยชน์จากความรู้
5. ใช้เทคโนโลยีสนับสนุนการเรียนรู้
6. มุ่งเน้นคุณภาพ และความพอใจของลูกค้า
7. มีวิสัยทัศน์ร่วมกัน และมีการทำงานเป็นทีม
8. ผู้บริหารเป็นพี่เลี้ยง ผู้ชี้แนะ เกื้อหนุน
9. มีมุมมองในภาพรวมและเป็นระบบ
10. ให้มีการเรียนรู้จากประสบการณ์

5. บทบาทหน้าที่ของบุคคลในกระบวนการ KM

• คณะกรรมการอำนวยการ (KM Committee)
  1. กำหนดนโยบาย แนวทางในการดำเนินงานจัดทำแผนงานจัดการความรู้
  2. ประเมินผล และอำนวยความสะดวก ประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
• คณะทำงานและนักการจัดการความรู้ (KM Facilitator)
  1. จัดทำแผนการจัดการความรู้ในองค์กร
  2. ดำเนินการพัฒนาระบบการจัดการความรู้ในองค์กร
  3. ดำเนินการค้นหา รวบรวมองค์ความรู้ วิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ บทเรียนต่างๆ ในการทำงาน
  4. รายงานผลการดำเนินงานต่อผู้บริหาร
  5. เผยแพร่องค์ความรู้ต่อกลุ่มเป้าหมายและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียขององค์กร

6. ประเด็นหลักในการพิจารณาออกแบบ KM ได้แก่

1. วัฒนธรรมองค์กร
2. นโยบายจากผู้บริหารสูงสุด
3. โครงสร้างขององค์กร
4. อายุองค์กร และอายุของพนักงาน
5. ทีมงานการจัดการความรู้
6. เทคโนโลยีสารสนเทศองค์กร

7. ระดับการพัฒนาการจัดการความรู้ในองค์กร (บอกว่าองค์กรเราทำ KM อยู่ในระดับไหน) แบ่งเป็น 5 ระดับ

• ระดับ 1 การเริ่มต้น : ปฐมบทแห่งการเรียนรู้ อธิบายเป้าหมายและจุดประสงค์ของการจัดการความรู้ เขียน Roadmap และ KPI เข้าใจเข้าถึงการมีส่วนได้ส่วนเสีย
• ระดับ 2 การพัฒนา : วิธีการปฏิบัติและมีการปฏิบัติซ้ำๆ พัฒนาความเป็นผู้นำการจัดการความรู้ ออกแบบกลยุทธ์ของการจัดการความรู้ หาแนวทางและเครื่องมือในการจัดการความรู้ ค้นหาและใช้ทรัพยากรอย่างมีคุณค่า
• ระดับ 3 วางมาตรฐาน : กระบวนการและวิธีการ จัดการและกระบวนการทางการจัดการความรู้ ออกแบบวิธีการและเริ่มดำเนินการ นำบทเรียนที่ได้รับเป็นแหล่งเรียนรู้ สื่อสารและร่วมแบ่งปันประสบการณ์
• ระดับ 4 การเพิ่มประสิทธิภาพ : ตรวจสอบคุณภาพและการปรับปรุง มีมาตรฐาน KM และใช้ประโยชน์ได้ทั่วทั้งองค์กร และมีการสื่อสารอย่างต่อเนื่องเพื่อแบ่งปันแนวทางการปฏิบัติ
• ระดับ 5 แนวทาง : การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ฝังวิธีการ KM มาตรฐานในแบบการจำลองธุรกิจตรวจสอบวิธีการ KM จัดเรียงการประเมินประสิทธิภาพและการรับรู้ด้วยกลยุทธ์ KM ปรับปรุง KM การจัดการภายในองค์กรและดำเนินงานต่อไป

8. ปัจจัยที่ทำให้การทำ KM ไม่ประสบผลสำเร็จ

1. ผู้บริหารระดับสูงไม่เข้าใจและไม่เห็นความสำคัญ
2. องค์กรที่ไม่มีวัฒนธรรมเอื้อต่อการเรียนรู้และแบ่งปัน
3. คนในองค์กรไม่มีเวลาที่จะเรียนรู้และไม่ใช้ความรู้ในการทำงาน

9. ปัจจัยที่ทำให้การทำ KM ประสบผลสำเร็จ

1. วิสัยทัศน์องค์กร สร้างทัศนคติที่ในการทำงาน สร้างวัฒนธรรมองค์กรให้เข้มแข็ง สนับสนุนให้เกิดความร่วมมือตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงจนถึงพนักงานทุกระดับ
2. ผู้นำ สร้างความเป็นแบบอย่าง เอาจริงเอาจัง ร่วมคิดร่วมทำ สร้างแรงจูงใจ
3. กระบวนการถ่ายทอดความรู้ ทำอย่างเป็นระบบ สร้างสภาพแวดล้อมการเรียนรู้ เปิดโอกาส สร้างคน
4. นโยบายที่เปิดกว้าง สร้าง / ถ่ายทอดความรู้สู่สังคม กระตุ้นให้พนักงานรักองค์กรเหมือนรักบ้านของตนเอง สร้างเครือข่ายความรู้จากหลักการ “ยิ่งให้ ยิ่งได้รับ”

10. ISO 30401 เป็นมาตรฐานที่ประกาศใช้ในประเทศไทย เป็นแนวปฏิบัติการทำ KM ในองค์กร พูดถึงอะไรบ้าง เข้าใจองค์กร เก็บรวบรวมความต้องการ ทำขอบเขตว่าจะทำแค่ไหน ผู้นำต้องเป็นคนกำหนดนโยบาย กำหนดบทบาท กำหนดความรับผิดชอบ กำหนดตัววัด การวางแผน หาโอกาสหรือความเสี่ยง การกำหนด roadmap ทรัพยากรที่ใช้ การสร้าง awareness ให้กับคนในองค์กร  การสื่อสาร การวัดผลทั้งประสิทธิภาพในกระบวนการและมีการทำ internal audit

สรุปความจากงานสัมมนาเรื่อง แนวทางการจัดการความรู้ที่ได้มาตรฐานระดับสากล เมื่อวันศุกร์ที่ 14 มิถุนายน 2562 ณ Co-Working Space อุทยานวิทยาศาสตร์ประเทศไทย