APQC (American Productivity and Quality Center) ได้จัดวิธีการถ่ายทอดความรู้ของผู้เชี่ยวชาญออกเป็น 4 กลุ่ม ได้แก่

1. Structured elicitation ผู้เชี่ยวชาญเข้าไปมีส่วนร่วมในการสัมภาษณ์, การทำแผนที่ความรู้ หรือกิจกรรมที่คล้ายกันที่ถูกออกแบบเพื่อสกัดความรู้ในตัวผู้เชี่ยวชาญและบันทึกหรือถ่ายทอดโดยตรงไปยังผู้เชี่ยวชาญที่กำลังจะประสบความสำเร็จ
2. Peer-based knowledge transfer ผู้เชี่ยวชาญให้ความรู้ผ่านชุมชนนักปฏิบัติ (communities of practice), เครือข่ายทางสังคมของบริษัท, ที่ประชุมการอภิปราย, การแนะนำ หรือเครื่องมือ expertise location
3. Learning sessions and events ผู้เชี่ยวชาญเป็นผู้สอน, ผู้นำเสนอ, ผู้อำนวยความสะดวก และหรือผู้พัฒนาหลักสูตรสำหรับการอบรม, webinars, workshops หรือกิจกรรมการเรียนรู้อื่นๆ
4. Documentation ผู้เชี่ยวชาญสร้าง, ทบทวน หรือทำให้ถูกต้องเนื้อหาความรู้ตามความสนใจ

5 คำแนะนำเพื่อทำให้ผู้เชี่ยวชาญถ่ายทอดความรู้

1. เข้าใจอะไรที่กระตุ้นผู้เชี่ยวชาญและใช้ให้เป็นประโยชน์
ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่ต้องการให้หน่วยงานประสบผลสำเร็จ แต่จะถูกกระตุ้นมากกว่าถ้าเห็นประโยชน์ส่วนตัว คุยกับผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ ใช้วิธีการถ่ายทอดความรู้เป็นวิธีแก้ปัญหา ทำให้ผู้เชี่ยวชาญเห็นว่าการถ่ายทอดความรู้เป็นโอกาสในการมีชื่อเสียง ไม่เพียงแต่เป็นงานที่ต้องทำให้สำเร็จ ผู้เชี่ยวชาญควรรู้สึกว่าสถานะกำลังเป็นที่รู้จักและการให้มีคุณค่า เชื่อมโยงการถ่ายทอดกับโอกาสทางอาชีพหรือโปรแกรมที่โดดเด่นเป็นหนึ่งหนทางในการยกระดับการมีส่วนร่วมใน KM

2. กำหนดให้แน่นอนว่าต้องการอะไรและใช้เวลาเท่าไร
ผู้เชี่ยวชาญยินดีที่จะถ่ายทอดความรู้มากกว่าถ้าได้รับคำถามที่ชัดเจน ส่วนใหญ่ต้องการความช่วยเหลือ แต่ทั้งผู้เชี่ยวชาญและผู้จัดการของผู้เชี่ยวชาญหลีกเลี่ยงจากการมอบหมายที่ไม่ชัดเจน บางชนิดของการถ่ายทอดง่ายกว่าในการจำกัดจำนวน แต่ต้องแน่ใจว่าคิดผ่านรายละเอียดและสามารถให้การประมาณอย่างหยาบๆ ในเรื่องเวลา ตัวอย่างเช่น structured elicitation ทำงานดีที่สุดเป็นโครงการที่ถูกจำกัด ด้วยวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด, จำนวนชั่วโมงโดยประมาณที่ต้องการ และความคาดหวังสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคน หน่วยงานพบว่าง่ายกว่าที่จะดึงดูดที่ปรึกษาเมื่อการให้คำปรึกษามี timelines ที่ชัดเจน (โดยปกติ 3-6 เดือน) ชุมชนมีแนวโน้มที่จะมีโครงสร้างน้อยกว่าเมื่อมีผู้เชี่ยวชาญเข้าร่วม แต่ยังคงได้ประโยชน์จากตัวแปรที่ชัดเจน เช่น ความต้องการใช้ 1-2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ตอบคำถามสมาชิก

3. ทำให้การมีส่วนร่วมง่ายไม่ซับซ้อนเท่าที่จะเป็นไปได้
วางแผนขบวนการถ่ายทอดความรู้จากมุมมองของผู้เชี่ยวชาญ และรู้วิธีปรับให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น อาจสร้างแม่แบบที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้เพื่อผู้เชี่ยวชาญใช้, มอบหมายผู้อำนวยความสะดวกให้ช่วยผู้เชี่ยวชาญสำรวจและทำความรู้ให้เป็นเอกสาร หรือสร้างระบบซึ่งส่งคำถามที่เฉพาะแก่ผู้เชี่ยวชาญดังนั้นไม่ต้องเข้าไปเจอกับ posts ที่ไม่น่าสนใจ

4. อย่าให้ผู้เชี่ยวชาญทำงานที่คนอื่นสามารถทำ
ผู้เชี่ยวชาญจะรู้สึกผิดหวังถ้าให้ทำกิจกรรมที่ไม่มีคุณค่า เช่น จัดกำหนดการ webinars, นำเนื้อหาออกเผยแพร่ หรือเพิ่ม metadata ดีกว่าถ้าจัดให้มีเพื่อนร่วมงานรุ่นน้องที่สามารถบริหารจัดการเกี่ยวกับการถ่ายทอดความรู้ ให้เวลาผู้เชี่ยวชาญกับงานที่สามารถทำ และมอบหมายที่เหลือแก่ผู้อื่น

5. ขยายความเชี่ยวชาญ
หนทางสุดท้ายที่จะลดภาระของผู้เชี่ยวชาญให้น้อยที่สุด คือ ให้ mid-career professionals เป็นที่ปรึกษาแก่ผู้ไร้ประสบการณ์, สร้างเนื้อหาความรู้พื้นฐาน และจัดการคำถามและคำร้องขอที่ไม่ซับซ้อน บางสถานการณ์ต้องการผู้เชี่ยวชาญแต่สถานการณ์อื่นๆ สามารถจัดการได้ง่ายโดยคนทำงานที่มีศักยภาพซึ่งไม่ได้มีสถานะเป็นผู้เชี่ยวชาญ

ที่มา: Lauren Trees (October 15, 2020). How KM Gets Experts to Transfer Their Knowledge. Retrieved December 29, 2020, from https://www.apqc.org/blog/how-km-gets-experts-transfer-their-knowledge