บริษัท Infosys ได้เสนอ 5 ความท้าทายหลัก เกี่ยวกับการจัดการความรู้ หรือ KM (Knowledge Management) ที่องค์กรระดับโลกขนาดใหญ่เผชิญ ซึ่ง 5 ความท้าทาย ที่ว่า ประกอบด้วย

1. ขาดการกำหนดมาตรฐานในการรวบรวม และจัดเก็บสารสนเทศ
องค์กรขาดการกำหนดมาตรฐาน และแม่แบบ (Template) สำหรับสร้าง รวบรวม และจัดเก็บสารสนเทศ ส่งผลกระทบต่อคุณภาพของการบริหารจัดการความรู้ที่มีอยู่ นอกจากนี้ การขาดการกำหนดอนุกรมวิธาน (Taxonomy) ของหัวข้อองค์ความรู้องค์กรอย่างชัดเจน ทำให้พนักงานเกิดความลำบากในการค้นหาสารสนเทศที่ต้องการ การกำหนดอนุกรมวิธาน (Taxonomy) ของหัวข้อองค์ความรู้องค์กรอย่างชัดเจน ช่วยระบุหัวข้อองค์ความรู้องค์กรได้ครบถ้วน และสมบูรณ์ ช่วยเชื่อมโยงความสัมพันธ์ขององค์ความรู้องค์กร และช่วยในการจัดเก็บ รวบรวม สืบค้น และเข้าถึงองค์ความรู้องค์กรด้วยมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร

2. มีรูปแบบการทำงานแบบไซโล (Silo) หรือการทำงานแบบแยกส่วน
องค์กรระดับโลกขนาดใหญ่มีการปรับขนาดและรูปแบบการดำเนินงาน หนึ่งในรูปแบบของการทำงานนั้น คือ การทำงานแบบไซโล (Silo) หรือการทำงานแบบแยกส่วน โดยเฉพาะองค์กรที่มีสาขาหรือพนักงานในต่างประเทศ ซึ่งมีเขตเวลา และเขตภูมิประเทศที่แตกต่างกัน การทำงานแบบแยกส่วนข้ามเขตเวลา และเขตภูมิประเทศ อาจทำให้พนักงานแต่ละทีมรู้เพียงเฉพาะเรื่อง หรือ เกิดการกระจัดกระจายของสารสนเทศ และความรู้ขององค์กร แทนที่จะถูกรวบรวมไว้ ณ จุดใดจุดหนึ่งขององค์กร ที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา อย่างสะดวก และรวดเร็ว พนักงานยอมรับว่า ทีมของพวกเขามีความรู้เฉพาะในสิ่งที่ทีมของเขาทำ และพวกเขายังขาดความรู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ หรือกระบวนการทำงานทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ ทำให้พวกเขาขาดความรู้ และไม่เห็นภาพใหญ่ของธุรกิจ หรืองานที่ทำ นอกจากนี้ พนักงานยังเจอปัญหาเรื่องการค้นหาสารสนเทศ และผู้เชี่ยวชาญ เนื่องจากการทำงานแบบไซโล (Silo) หรือการทำงานแบบแยกส่วน

3. ใช้เครื่องมือเทคโนโลยีอย่าไม่มีประสิทธิภาพ
องค์กรขนาดใหญ่มักมีเครื่องมือมากมาย ซึ่งถูกจัดหาไว้เพื่อตอบสนองความต้องการในการดำเนินงานของพนักงาน โดยส่วนใหญ่มักเป็นการรองรับหน่วยธุรกิจหนึ่งๆ ในองค์กร หรือสาขาหนึ่งๆ ขององค์กร ทำให้เกิดการเพิ่มขึ้นของจำนวนเครื่องมือซึ่งถูกจัดหาเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะ ผลที่ตามมาคือ องค์กรขาดเครื่องมือการจัดการความรู้กลางสำหรับองค์กร ทำให้เกิดข้อจำกัดในการสืบค้น และเข้าถึงสารสนเทศของพนักงานทั้งหมดภายในองค์กร นอกจากนี้ยังพบว่า องค์กรไม่ได้ใช้ประโยชน์จากความสามารถในการทำการรายงาน และการดำเนินงานร่วมกันของเครื่องมือที่มีใช้งานอยู่แล้ว รวมถึงประเด็นข้อจำกัดเรื่องการเข้าถึงเครื่องมือ โดยความรู้มักฝังอยู่ในเครื่องมือในหน่วยธุรกิจ หรือสาขาหนึ่งๆ ขององค์กร ทำให้เกิดข้อจำกัดเรื่องการแบ่งปันความรู้ภายในองค์กร

4. ใช้ Best practice ในบางพื้นที่ หรือบางกลุ่มเพียงเท่านั้น
ในองค์กรขนาดใหญ่นั้น Best practice ของการจัดการความรู้ขององค์กร มักถูกนำไปศึกษา เรียนรู้ และประยุกต์ใช้โดยทีมงานเพียงบางทีม และในพื้นที่เพียงบางพื้นที่เท่านั้น นอกจากนี้ Best practice ดังกล่าว ไม่ได้ถูกยกขึ้นเป็นทางการ หรือนำมาควบคุมใช้ภายในองค์กรอย่างจริงจัง ทำให้ Best practice นั้น ถูกจำกัดอยู่ในกลุ่มทำงานกลุ่มเล็กๆ ในพื้นที่หนึ่งๆ ขององค์กรเพียงเท่านั้น

5. ลดความสนใจในเอกสาร
เนื่องจากเวลาการทำงานที่แน่น และรัดตัว ทำให้พนักงานลดความสนใจในเอกสาร ในทำนองเดียวกัน การใช้เครื่องมือออนไลน์ในการปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานที่เพิ่มมากขึ้น เช่น การประชุมทางไกลผ่านระบบวิดีโอ ทำให้พนักงานลดความสนใจในเอกสาร ส่งผลต่อการเก็บรวบรวมความรู้ที่ฝังลึกอยู่ในตัวคน (Tacit knowledge) และการแบ่งปันความรู้
ความท้าทายทั้ง 5 สะท้อนถึงรูปแบบวิธีการดำเนินงาน และการบริหารงานภายในองค์กรที่เหมาะสม และมีประสิทธิภาพ ซึ่งมีผลกระทบต่อพฤติกรรมการทำงานของพนักงาน และการบริหารจัดการความรู้ เพื่อนำความรู้องค์กรที่รวบรวม มาใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงานขององค์กร เพื่อส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า และเพื่อบรรลุเป้าหมายในการดำเนินงานขององค์กรที่ได้ตั้งไว้

ที่มา: Infosys. (2017). Knowledge Management in a Globally Distributed Organization. Retrieved April 11, 2018, from https://www.infosys.com/consulting/features-opinions/Documents/globally-distributed-organization.pdf