สรุปภาพรวมของการจัดการความรู้ (Knowledge Management หรือ KM) ในหน่วยงานภาคการศึกษา กรณีมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

โดย รศ. ดร. สมชาย นำประเสริฐชัย ผู้อำนวยการสำนักบริการคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ในช่วงเสวนาเรื่อง KM ยุคใหม่ เพื่อผลิตภาพ ผลิตผล หรือ เพื่อผู้คน (New Age in KM) ในงานสัมมนาเรื่อง Knowledge Management (KM): Past, Present and Future เมื่อวันพฤหัสบดีที่ 10 พฤษภาคม 2561 ณ ห้องออดิทอเรียม (CO-113) อาคารสำนักงานกลาง สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ อุทยานวิทยาศาสตร์ประเทศไทย จ.ปทุมธานี

ที่ผ่านมา หลายองค์กร “ทำ KM เพื่อ KM” หรือ “ทำ KM ตามเกณฑ์การตรวจประเมินของหน่วยงานกลางที่ทำหน้าที่กระตุ้นเรื่องการบริหารจัดการภาครัฐ” เพื่อให้ผ่านการตรวจประเมินของหน่วยงานกลางดังกล่าว ผลที่ตามมา คือ ก็จะมีแต่เอกสารความรู้ตามที่ถูกกำหนด เช่นเดียวกัน หลายองค์กรนำโมเดล KM ที่มีเผยแพร่มาใช้กับองค์กรของตนเอง โดยไม่เข้าใจเกี่ยวกับองค์กรของตนเอง ทำให้เกิดความล้มเหลวหรือความไม่ยั่งยืนในการทำ KM ขององค์กรเกิดขึ้น

การทำ KM นั้น ก่อนอื่นต้องรู้จักและเข้าใจองค์กรของตนเอง เข้าใจบริบท คน กระบวนการ และเป้าหมายของการนำ KM มาใช้ ทำ KM ไปทำไม ทำไมต้องทำ KM ซึ่งสะท้อนว่าการทำ KM นั้นต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน และเป้าหมายดังกล่าวก็ควรสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรด้วย การทำ KM ควรอยู่ในกระบวนการของการทำงานปกติของหน่วยงาน

การทำ KM ควรมอง 4P คือ 1.) People 2.) Process 3.) Product และ 4.) Performance

1. People คือ คนจะได้ประโยชน์อะไรจากการทำ KM
2. Process คือ กระบวนการทำงานเดิมที่เป็นอยู่จะดีขึ้นหรือไม่ อย่างไร จากการทำ KM
3. Product คือ ผลิตภัณฑ์และหมายรวมถึงบริการที่เป็นอยู่จะดีขึ้นหรือไม่ อย่างไร จากความรู้ที่เกิดขึ้นจากการทำ KM
4. Performance คือ การทำ KM ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในภาพรวมขององค์กรในเรื่องใด เช่น เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดี เพื่อเพิ่มความเร็วในการทำงาน เพื่อลดค่าใช้จ่าย เพื่อสร้างนวัตกรรม หรือเพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน เป็นต้น

การทำ KM ของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เดิมทีนั้นเริ่มทำ KM ตามคู่มือของหน่วยงานกลางภายนอกที่ทำหน้าที่กระตุ้นเรื่องการบริหารจัดการภาครัฐ แล้วจึงมีการพัฒนาโมเดล KM ของตนเอง คือ ทำ KM ภายใต้บริบทของมหาวิทยาลัย ขณะเดียวกันก็สอดคล้องกับการประกันคุณภาพของมหาวิทยาลัย มีการเดินสายทำความเข้าใจเรื่อง KM ภายในมหาวิทยาลัย และต้องหาเวลาพูดคุยเพื่อทำความเข้าใจแบบไม่เป็นทางการ

องค์กรแต่ละองค์กรมีปัจจัยแวดล้อมที่แตกต่างกัน เช่น วัฒนธรรม กระบวนการ และเป้าหมาย เป็นต้น ดังนั้น แต่ละองค์กรควรสร้างโมเดลKM ที่เหมาะสมกับตนเอง มีการต่อยอด KM ในแต่ละกลุ่ม และมีการพัฒนารูปแบบการเรียนรู้ที่เหมาะสมกับบริบทของแต่ละกลุ่มและองค์กร

“การทำ KM นั้นไม่มีสูตรสำเร็จ ควรหารูปแบบโมเดลที่เหมาะสมกับตนเองมากที่สุด”